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Wie die Digitalisierung die Rechnungslegung verändert

Kürzere Bearbeitungszeit, geringere Versandkosten, kein Papierbedarf, keine Kuverts, automatsche Verarbeitung - die zahlreichen Vorteile einer elektronischen Rechnung werden noch wenig genützt.

Computer mit elektronischer Rechnung am Bildschirm
© Andrey_Popov/Shutterstock

Eine Umfrage der Wirtschaftskammer Österreich ergab, dass fast 40 Prozent der Unternehmen den Erhalt elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) bevorzugen. Die häufigste Form ist dabei der Versand im Dateiformat pdf. 94,7 Prozent dieser Rechnungen werden so verschickt. Zwei Drittel der Unternehmen drucken diese pdf-Rechnungen zur weiteren Verarbeitung und Archivierung noch aus. Diese Erhebung zeigt, dass die Vorteile der elektronisch strukturieren Rechnung noch nicht in der Praxis angekommen sind. 

E-Rechnungen müssen nicht ausgedruckt werden

Gerade beim elektronischen Empfang können die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden, es entfallen Fehlerquellen bei der Eingabe und die Rechnung kann schnell mit dem Auftrag abgeglichen werden. Gemeint sind damit E-Rechnungen gemäß dem Standard ebInterface 4.2. Solche xml-Rechnungen (Anm.: ein textbasiertes Format für den Austausch strukturierter Information) können automatisch verarbeitet und elektronisch archiviert werden. Dieses Format wird bei der Rechnungslegung an den Bund, oder an Großbetriebe wie die Österreichischen Bundesbahnen bereits verlangt. Als eine Art Zwischenlösung zur komplett automatischen Verarbeitung von E-Rechnungen, können die derzeit v

on vielen Dienstleistern angebotenen OCR-Tools (Optical Character Recognition) gesehen werden. Das sind spezielle Erkennungsprogramme, die auf pdf-Rechnungen die wesentlichen Rechnungsmerkmale automatisch erkennen können. In weitere Folge werden Listen mit den Rechnungsmerkmalen erstellt, die für die rasche Verbuchung oder auch elektronische Banküberweisung verwendet werden. Neu ist auch der Einsatz von QR-Codes (Quick Response-Code), in denen alle Informationen der Rechnung enthalten sind und die die Effektivität der OCR-Programme erheblich erhöhen, denn es sind kaum mehr manuelle Nachbearbeitungen notwendig. Bei den Ausgangsrechnungen versendet nur ein Viertel der Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form, obwohl auch hier große Einsparungspotenziale bei Porto und Materialkosten, Zeitersparnis beim Versand vorhanden wären. Höherer Komfort, weniger Bearbeitungskosten und daraus resultierend eine höhere Liquidität durch schnellere Bezahlung sprechen für die Einführung des elektronischen Rechnungsversands. 

E-Rechnung per Handy-App

Ein neuer Trend sind Handy-Apps, mit denen Ausgangsrechnungen mobil erstellt und sofort in die offene Postenliste der Buchhaltung eingespielt werden. Am Handy kann auf die Produkt- und Kundendatenbank zur Rechnungserstellung jederzeit zugegriffen werden und das gewünschte Format (pdf oder xml) inklusive QR-Code steht zur Verfügung. Auch Eingangsrechnungen können am Handy hochgeladen werden. Falls sie im xml-Format verschickt wurden, werden sie sofort in die Buchhaltung übernommen. Eine Verbindung zum elektronischen Zahlungsverkehr mit der Bank ist ebenfalls vorhanden. Die automatische Erfassung in der Buchhaltung, die Archivierung und die Banküberweisung sind mit wenigen Schritten erledigt

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