Was es bei Entsendungen aus dem Ausland zu beachten gilt

Insbesondere für Betriebe, die Geschäftspartner im Ausland haben, ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Entsendung von Mitarbeitern nach Österreich zu kennen, da sie bei Verstößen ebenfalls haften. Die wichtigsten Infos im Überblick.

Wenn ein Unternehmen, das in Österreich keinen Betriebssitz hat, zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung (wie z.B. eines Werkvertrages) vorübergehend seine Mitarbeiter in Österreich einsetzt, spricht man von Entsendung. Dabei setzt der Arbeitgeber die entsendeten Arbeitnehmer für sein eigenes Unternehmen ein, anders als bei der Überlassung, wo sie für ein anderes Unternehmen tätig werden. Entsandte Arbeitnehmer haben für die Dauer der Entsendung:

• zwingend Anspruch auf zumindest jenes Entgelt, das gesetzlich, durch Verordnung oder durch Kollektivvertrag festgelegt ist und am Arbeitsort vergleichbaren Arbeitnehmern für gleiche Arbeiten gebührt,
• Anspruch auf Sonderzahlungen, die für die jeweilige Lohnzahlungsperiode aliquot zu leisten sind und
• Anspruch auf bezahlten Urlaub zumindest nach österreichischem Recht, sofern die Rechtsvorschriften aus dem Entsendestaat Geringeres vorsehen.
• Die gesetzlich und kollektivvertraglich vorgesehenen Arbeitszeit-Höchstgrenzen sowie die Ruhezeiten sind zwingend einzuhalten.

Der entsandte Arbeitnehmer bleibt im Entsendestaat sozialversicherungsrechtlich versichert, wenn:

• die voraussichtliche Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet (Ausweitung unter bestimmten Umständen auf bis zu fünf Jahren möglich) und
• der entsandte Arbeitnehmer keine Arbeitskräfte ablöst, deren Entsendezeit abgelaufen ist (keine Kettenentsendung).

Entsendeunternehmen aus EU mit Entsandten aus der EU

Entsendet ein Arbeitgeber mit Betriebssitz im EU-/EWR-Raum EU-/EWR-Bürger nach Österreich, sind keine arbeitsmarktbehördlichen Bewilligungen bzw. Bestätigungen erforderlich. Der ausländische Arbeitgeber hat jedoch:

• die Entsendung vor Arbeitsaufnahme bei der Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrollen der illegalen Beschäftigung beim Bundesministerium für Finanzen (ZKO) zu melden und
• eine Abschrift der Meldung einem Beauftragten (z.B. einem Arbeitnehmer, dem Bauleiter) zu übergeben.
• Die Anzeige muss elektronisch über das Formularservice des Bundesrechenzentrums mit dem Formular „ZKO 3” erfolgen. Eine Abschrift dieser Meldung ist am Arbeits-(Einsatz-)Ort im Inland bereitzuhalten.

Entsendeunternehmen aus der EU mit Entsandten aus Drittstaaten

Entsendet ein Arbeitgeber mit Sitz im EU-/EWR-Raum Drittstaatsangehörige nach Österreich, ist eine EU-Entsendebestätigung durch den Arbeitgeber zu beantragen. Sie wird vom AMS ausgestellt, wenn die entsandte Arbeitskraft ordnungsgemäß im Entsendestaat beschäftigt ist und während der Entsendung nach den österreichischen Lohn- und Arbeitsbedingungen beschäftigt wird. Die Meldung der entsandten ausländischen Arbeitnehmer ist durch den Arbeitgeber an die ZKO zu erstatten. Die Meldung muss enthalten:

• die Staatsbürgerschaft der entsandten Arbeitnehmer und
• die behördliche Genehmigung der Beschäftigung im Entsendestaat sowie
• die Aufenthaltsgenehmigung im Entsendestaat.

Die ZKO hat die Meldung dem zuständigen Arbeitsmarktservice zu übermitteln, dieses hat binnen zwei Wochen ab Einlangen der Meldung dem Arbeitgeber und dem österreichischen Auftraggeber die EU-Entsendebestätigung auszustellen.

Entsendeunternehmen und Entsandte aus Drittstaaten

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat müssen die Entsendung von Arbeitskräften nicht der ZKO melden. Der österreichische Auftraggeber hat direkt beim AMS eine Entsendebewilligung oder eine Beschäftigungsbewilligung zu beantragen:

• Für Arbeitskräfte, die bis zu vier Monate entsandt werden, ist eine Entsendebewilligung erforderlich, für einen längeren Zeitraum ist eine Beschäftigungsbewilligung notwendig.
• Im Bau- und Baunebengewerbe ist unabhängig von der Dauer der Entsendung immer eine Beschäftigungsbewilligung erforderlich.

Bereithaltung der Unterlagen

Folgende Unterlagen sind bei jeder Form der Entsendung am Arbeits-(Einsatz-)Ort für die Dauer der Beschäftigung in deutscher oder englischer Sprache bereitzuhalten und bei einer Kontrolle zur Einsicht vorzulegen (auch in elektronischer Form möglich):

• Die Abschrift der gegenüber der ZKO erstatteten Meldung (Entsendemeldung) bzw. die EU-Entsendebestätigung bzw. die Entsendebewilligung bzw. Beschäftigungsbewilligung;
• Unterlagen über die Anmeldung des Arbeitnehmers zur Sozialversicherung (A1 Formular) - sofern in Österreich keine Sozialversicherungspflicht besteht,
• Arbeitsvertrag oder Dienstzettel,
• Lohnzettel,
• Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege,
• Lohnaufzeichnungen,
• Arbeitsaufzeichnungen,
• Unterlagen betreffend die Lohneinstufung (zur Überprüfung des während der Entsendung zustehenden kollektivvertraglichen Entgelts).

Mobile Arbeitnehmer im Transportbereich haben die erforderlichen Unterlagen bereits ab Einreise in das Bundesgebiet im Fahrzeug bereitzuhalten bzw. in elektronischer Form zugänglich zu machen.

Strafen bei Nichteinhalten der Bestimmungen

Das Nichteinhalten der Meldebestimmungen oder das Nichtbereithalten der erforderlichen Unterlagen (Meldeunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, behördliche Genehmigung) unterliegt Verwaltungsstrafen mit einer Geldstrafe bis zu 20.000 Euro. Bei Vereitelungshandlungen im Zusammenhang mit der Lohnkontrolle drohen Geldstrafen von bis zu 40.000 Euro.