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Was Sie bei der Umsetzung digitaler Projekte beachten sollten

Digitale Projekte sind für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Doch wie findet man einen fachlich geeigneten Umsetzen für die Webseite, die E-Commerce-Lösung, das Customer Relationship Management (CRM) oder die Mobile App? Experte Christoph Gardowsky gibt praktische Tipps.

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© Kübler
  • Agentur oder Fachspezialist?
    Die Königsfrage lautet: Möchten Sie eine Agentur beauftragen oder mit mehreren Fachspezialisten arbeiten? Der Vorteil einer Agentur ist, dass diese meist alles aus einer Hand liefert und Kunden somit nur einen Ansprechpartner haben. Der Nachteil: Man kennt die einzelnen Umsetzer oft nicht. Der Nachteil von Einzelspezialisten ist, dass der Koordinationsaufwand deutlich höher ist. Der Pluspunkt: Ein Mix aus Spezialisten garantiert meist eine höhere Qualität.
  • Nehmen Sie sich für persönliche Gespräche Zeit.
    Suchen Sie das persönliche Gespräch mit den Dienstleistern - und zwar in deren Betriebsstätte, damit Sie sich ein Bild von den Akteuren und den Arbeitsabläufen machen können. Persönliche Gespräche sind essenziell. Stellen Sie Fragen, holen Sie Meinungen ein und geben Sie sich nicht mit allgemeinen Aussagen zufrieden. Fragen Sie beispielsweise, wie die Projektphasen aussehen könnten oder welche technische Lösung vorgeschlagen werden und warum genau diese. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie in den Gesprächen mit unterschiedlichen Dienstleistern unterschiedliche Ansätze erfahren. Denn bei der Umsetzung digitaler Projekte gibt es immer mehr als einen Weg.
  • Pauschale oder Stundensatz?
    Achten Sie beim Angebot darauf, ob es sich um ein Pauschalangebot oder um eine Stundenkalkulation handelt. In beiden Fällen fordern Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung an, die auflistet, welche Punkte inkludiert sind und welche nicht. Damit beugen Sie Missverständnissen vor. Vieles, das für Sie als Auftraggeber  selbstverständlich erscheint, ist es für die Umsetzer nicht. Zum Beispiel eine Kommentar-Funktion in einem Blog, eine User-Verwaltung, die Einbindung eines bestimmten Zahlungsanbieters in einen Shop oder die Anzahl der inkludierten Korrekturschleifen bei der Abnahme.
  • Richtige Kommunikation.
    Vereinbaren Sie mit dem Dienstleister, wie die Kommunikation während des Projektverlaufs ablaufen soll. Mein Tipp: Kommunizieren Sie in kurzen zeitlichen Abständen. Wenn Sie das betriebsintern nicht schaffen, sollte Sie einen Berater heranziehen, der die Qualität der Teilergebnisse beurteilen kann. Wichtig ist: Fragen Sie nach! Wenn Sie das Gefühl haben, irgendetwas nicht verstanden zu haben, sollten Sie so lange nachfragen, bis Sie es verstehen. Der Dienstleister muss in der Lage sein, komplexe digitale Projekte so zu erläutern, dass sie jeder versteht.
  • Nehmen Sie sich Zeit.
    Digitale Projekte sind für den Auftraggeber oft eine wahre Herausforderung. Achten Sie darauf, dass unternehmensintern personelle Ressourcen geblockt werden. Denn es gibt viel zu tun: Texte verfassen, rechtliche Rahmenbedingungen abklären, Foto- und Videoproduktionen durchführen, Meetings mit den Umsetzern über Funktionsdetails etc. Idealerweise sind eine oder mehrere Personen des Unternehmens in den gesamten Entwicklungsprozess eingebunden und dafür zumindest teilweise abgestellt.
  • Der Quellcode gehört dem Auftraggeber.
    Falls es sich um eine technische Programmierung wie eine Webseite, einen Webshop oder eine App handelt, sollte sich das Unternehmen den direkten Zugriff auf den fachlich korrekt kommentierten Code sichern. Oft erhalten Unternehmen den Quellcode jedoch nicht. Doch das ist wichtig, denn der Code ermöglicht dem Unternehmen die nachhaltige Nutzbarkeit des digitalen Projekts. So kann er sie später weiterentwickeln und verbessern - und zwar unabhängig vom Programmierer der Erstversion. Schauen Sie in den AGB des Dienstleisters nach, ob darin geregelt ist, dass dem Auftraggeber die Codes übermittelt werden. Wenn nicht: Legen Sie es vertraglich fest.
  • Offene Dateien anfordern.
    Alle Dateien, die für Sie produziert werden, sollten Ihnen am Ende des Umsetzungsprozesses als offene Dateien übergeben werden. Wird beispielsweise vom Auftragnehmer eine Grafik produziert, sollten Sie die Illustrator- oder Photoshop-Datei erhalten. Das ist wichtig, damit Sie oder andere von Ihnen beauftragte Unternehmen die Möglichkeit haben, zukünftig die Grafik zu bearbeiten. Dass die offenen Dateien übermittelt werden, ist bei vielen Dienstleistern nicht Usus. Aber sie stehen Ihnen zu, wenn dies so vereinbart wurde.
  • Es dauert meist länger als gedacht
    Bei der Umsetzung digitaler Projekte gibt es ein Grundgesetz, das lautet: Es ist immer alles komplizierter und es dauert meist wesentlich länger, als man denkt.Wichtig ist, dass die Kommunikation mit dem Dienstleister funktioniert. Denn Sie werden viele Monate mit ihm zusammenarbeiten müssen. Es zahlt sich auch aus, sich Zeit für die Umsetzung digitaler Projekte zu nehmen und nicht zu versuchen, auf Biegen und Brechen virtuelle Deadlines einzuhalten. Und noch etwas ist wichtig zu wissen: Jedes digitale Projekt verändert sich im Laufe der Umsetzungsphase, da man während des Prozesses auf relevante Sachverhalte stoßen kann, die vor dem Projektbeginn nicht absehbar waren. Planen Sie das auch in Ihr Budget ein. Das erspart Ihnen viel Stress und ein nur mittelmäßiges Ergebnis.

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