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Online-Meetings richtig planen

Wie Telekonferenzen ablaufen sollten und was bei der Moderation von virtuellen Calls beachtet werden muss: Die wichtigsten „Spielregeln” für Online-Meetings. 

Online-Meetings boomen: Was es bei virtuellen Business-Treffen zu beachten gilt und wieso gute Vorbereitung auch bei Telekonferenzen das Um und Auf ist.
© fizkes/Shutterstock Online-Meetings boomen: Was es bei virtuellen Business-Treffen zu beachten gilt und wieso gute Vorbereitung auch bei Telekonferenzen das Um und Auf ist.
  • WhatsApp-Telefonate, Skype-Konferenzen, Zoom-Besprechungen, Microsoft-Teams-Jour Fixes oder Facetime-Sitzungen: Die Technik rund um Videotelefonie und Online-Meetings erlebt in Zeiten von Covid-19 einen regelrechten Boom. Die Möglichkeit, virtuell zu kommunizieren, erleichtert derzeit vielen Menschen privat, aber vor allem auch im Homeoffice das Leben. Neben den technischen Voraussetzungen - wie dem richtigen Videokonferenz-Tool, kompatibler Audio- und Video-Technik, ausreichender Internetgeschwindigkeit oder Vorkehrungen im Bereich Cybersicherheit - sollte jedoch auch geklärt sein, wie die virtuellen Meetings abzulaufen haben, wer die Moderation übernimm, oder wie viel Privates man mit in die Konferenz nimmt: „Alles, was bei einer ‚Offline’-Konferenz zutrifft, gilt auch für Telekonferenzen”, erklärt die international tätige Wirtschaftstrainerin Katharina Kränkl, die seit mehr als 20 Jahren in der Online-Besprechungswelt tätig ist. Das bedeutet auch: „Wenn ein Online-Meeting bevorsteht, muss ich mich genauso gut darauf vorbereiten wie auf eine konventionelle Sitzung”, betont die Expertin. Zu den wichtigsten Punkten in Sachen Planung zählen laut Kränkl:
  • Teilnehmerplanung: Wer soll ins Meeting, wer ist entbehrlich? Oft geht die Meeting-Einladung an Teilnehmer, die bei einer Live-Besprechung nicht unbedingt mit am Tisch sitzen würden.
  • Ablaufplanung: Auch bei Telekonferenzen gibt es einen Zeitplan, den man mit den Teilnehmenden vor Beginn bespricht. 
  • Moderatorenrechte: Legen Sie vorab fest, ob das Gespräch aufgezeichnet wird, Bildschirme geteilt werden können oder ob Chats im Hintergrund blockiert oder freigeschaltet werden sollen, um den Teilnehmern zum Beispiel eine Abstimmung im Hintergrund zu ermöglichen.
  • Kommunikation: Abgestimmt werden sollte auch, wie während des Meetings miteinander kommuniziert werden soll und wann jemand an der Reihe ist. (z.B: Handsymbol, wenn man zu Wort kommen möchte oder Fragen hat ect.)  
  • Höflichkeiten: Anders als bei einem echten Meeting fallen Höflichkeiten wie Händeschütteln und Small Talk im virtuellen Bereich weg. Lassen Sie sich etwas einfallen, um gleich zu Beginn eine gute Atmosphäre zu schaffen. Verbinden Sie das zum Beispiel mit einer persönlichen Vorstellungsrunde der einzelnen Gesprächspartner.
  • Datenschutz: Auch bei einem konventionellen Meeting werden heikle Unterlagen nicht am Besprechungstisch liegengelassen. Gleiches gilt für die Online-Sitzung. Sensible Unterlagen sollten auch im Video-Call nicht sichtbar sein.

Grundsätzlich gelten bei Online-Konferenzen ähnliche Regeln wie bei konventionellen Besprechungen. „Deshalb sollte man sich auch überlegen, wie man von den teilnehmenden Geschäftspartnern gesehen werden will und wie man zum Beispiel auch optisch in Erscheinung treten möchte”, erklärt Kränkl, die betont, dass „Störer” in Form von unkonventioneller Kleidung (z.B.: á la Casual Friday) oder Details im Hintergrund manchmal auch sympathisch und auflockernd wirken können. „Die non-verbale Kommunikation bei Videokonferenzen spielt durchaus eine Rolle. Es geht weniger um das Richtig oder Falsch als um die bewusste Entscheidung, wie ich gesehen werden möchte”, so Kränkl.

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