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Notfallplan: Damit was geht, wenn nichts mehr geht

Unvorhersehbare Notfälle können Betriebe für längere Zeit lahmlegen und so schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Wie sich Unternehmen bestmöglich für nicht vorhersehbare Ereignisse rüsten können.

Notfall
© igorstevanovic/Shutterstock

Unverhofft kommt oft - das gilt auch im Unternehmen: Ein Stromausfall lässt alles stillstehen, ein Wasserrohrbruch überschwemmt das Lager, ein Computervirus legt die IT lahm, Personal fehlt wegen Krankheit. Alle diese unvorhergesehenen Notfälle haben etwas gemeinsam: Der Betrieb steht still, Kunden bleiben aus, der Umsatz bricht ein. „Unvorhergesehen heißt aber nur unvorbereitet”, sagt Thomas Laszlo, IT- und Unternehmensberater und Mitgründer von CIO-Office Austria, einem Unternehmen, das auf IT-Managementleistungen für Klein- und Mittelbetriebe sowie die Erstellung von Notfallplänen spezialisiert ist.

„Ein Notfallhandbuch ist die Handlungsbasis für den Ernstfall.”

Thomas Laszlo, Experte für Notfallpläne bei CIO-Office Austria

Mit entsprechender Vorsorge könne ein Unternehmen auch in solchen Situationen weiterarbeiten, so Laszlo. Basis sei ein Notfallhandbuch. „Darin sind jene Dinge enthalten, die man in den ersten Stunden und bis zur Wiederherstellung des Normalbetriebes benötigt”, sagt der Experte. Im Wesentlichen sind folgende Schritte wichtig, um sich für Notfälle zu wappnen - „Elemente, die auch in einem Notfallhandbuch enthalten sein sollten”, wie Laszlo betont. 

1. Kritische Abläufe identifizieren

Analysieren Sie für Ihr Unternehmen, welche Abläufe dazu führen, dass Geld oder Kunden verloren gehen, wenn sie nicht mehr funktionieren.

Prüfen Sie für diese Abläufe:

  • Welche gesetzlichen Aufgaben sind im laufenden Betrieb zu erfüllen? Etwa die Auszahlung von Gehältern am Monatsletzten, die Abgabe von Meldungen und Berichten zu Stichtagen usw.
  • Welche vertraglichen Verpflichtungen gibt es gegenüber Kunden? In manchen Verträgen sind auch Pönale oder Kündigungsklauseln bei Nicht-Erfüllung vereinbart.
  • Welche nicht erbrachten Leistungen oder Produkte führen dazu, dass Kunden zur Konkurrenz abwandern oder in Sozialen Medien schlecht über Ihr Unternehmen sprechen?

Für diese Abläufe ist zu überlegen, wie sie auch in Krisenfällen aufrechterhalten werden können.

2. Alternative Abläufe finden

Überlegen bzw. definieren Sie für kritische Abläufe alternative Wege der Abwicklung, auf die bei einem Notfall kurzfristig umgeschwenkt werden kann. Lässt sich bei Stillstand der IT die Abwicklung auf Papier durchführen, z.B. durch händische Erfassung von Bestellungen, handgeschriebene Rechnungen usw.? Wie kommen Sie an benötigte Mitarbeiter, an Material, Maschinen oder Produktionsstätten? Für manche Szenarien braucht es Kreativität, um mögliche Alternativen zu finden: Können Ihnen Partner oder eventuell auch Mitbewerber Maschinen oder Arbeitsplätze in deren Betrieb „borgen”?

3. Kommunikationsplan erstellen

Ein Schlüsselelement im Notfall ist die Kommunikation. Beginnend bei der Alarmierung bis zur Meldung, dass alles wieder im Normalbetrieb läuft, sollte alles abgedeckt sein. Bereiten Sie fertige Vorlagen und einen Ablaufplan vor: Wie (Medium, Inhalt, Zeitpunkt) werden Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten informiert? Gerade dann, wenn Sie nicht den gewohnten Service erbringen können, müssenKunden informiert, beschwichtigt und auf alternative Lösungen hingewiesen werden. In manchen Fällen braucht es auch eine gute Öffentlichkeitsarbeit Richtung Presse und Medien - auch darauf sollte man vorbereitet sein.

4. Krisenteam einrichten

Sofort nach Eintreten eines Notfalls sollte sich ein schon vorab festgelegtes Krisenteam zusammenfinden, um die ersten und wichtigsten Schritte zu setzen. Speziell in Krisensituationen braucht es Personen, die rasch Entscheidungen treffen können und Verantwortung übernehmen. Grundlage dafür ist das Notfallhandbuch - es wird benötigt, damit das Team handlungsfähig ist. Das Krisenteam steuert die notwendigen Handlungen während der Krise und organisiert auch die nötigen Maßnahmen zur Wiederherstellung des Normalbetriebes.

5. Notfallszenarien testen

„Jeder Plan ist nur so gut wie seine Umsetzung”, sagt ein altes Sprichwort. Und dafür sollte er möglichst unter Realbedingungen getestet werden. Führen Sie daher regelmäßig Notfallübungen durch, die realistische Szenarien nachstellen. Es können angekündigte Testläufe sein oder auch unangekündigte, die dann das wahre Potential des Notfallplans zeigen. Beobachten Sie, wie ihr Notfallplan funktioniert und bessern Sie nach - im Plan oder in der Schulung der Mitarbeiter. Nur wenn jeder Mitarbeiter weiß, wie und an wen die Alarmierung im Notfall zu erfolgen hat, wird der Plan überhaupt funktionieren.

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