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E-Zustellung für Unternehmen Pflicht

Seit Anfang des Jahres können Behörden in Österreich Zusendungen an Unternehmen elektronisch durchführen. Unternehmen sind verpflichtet, die notwendigen Empfangsvoraussetzungen zu schaffen - und zwar über das Unternehmenservice-Portal (USP).

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung teilnehmen. Nicht verpflichtet sind Kleinunternehmer und Unternehmen, die keinen Internet-Anschluss haben.
© Kinga/Shutterstock Grundsätzlich müssen alle Unternehmen an der E-Zustellung teilnehmen. Nicht verpflichtet sind Kleinunternehmer und Unternehmen, die keinen Internet-Anschluss haben.

Die öffentliche Hand will ihre schriftliche Kommunikation mit Betrieben soweit es geht digital gestalten und möglichst alle Schriftstücke nur mehr elektronisch zustellen. Seit Anfang des Jahres haben die Behörden das Recht dazu - und Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet dafür zu sorgen, dass sie diese behördlichen Mitteilungen auch empfangen können.

Wer sich darum bis jetzt noch nicht gekümmert hat, hat Folgendes zu tun:

  • Wenn ein Unternehmen bereits ein Konto im Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes hat, hat es dort zu prüfen, ob eine taugliche E-Mail-Adresse jenes Unternehmensvertreters hinterlegt ist, der als Postbevollmächtigter zum Empfang behördlicher Schriftstücke vorgesehen ist. Ist dies der Fall, stellt der Bund schon alle Zusendungen im Bereich „MeinPostkorb” elektronisch zu. Der Postbevollmächtigte des Unternehmens bekommt jeweils per E-Mail die Verständigung, dass eine Zusendung eingetroffen ist und online abgeholt werden kann.
  • Hat ein Unternehmen in seinem USP-Konto noch keine E-Mail-Adresse hinterlegt, sollte es das nun direkt dort tun.
  • Wenn ein Unternehmen noch kein USP-Konto hat, dann sollte es dieses rasch anlegen und entsprechend einstellen, damit die elektronische Zustellung erfolgen kann - dazu ist es gesetzlich verpflichtet. Die Eröffnung dieses kostenlosen Kontos geht am leichtesten mittels Handysignatur direkt auf usp.gv.at und ist dann in wenigen Schritten abgeschlossen. Wer noch keine Handysignatur hat, kann diese über www.handy-signatur.at  aktivieren. Sowohl das USP-Konto als auch die Handysignatur haben für Unternehmen viele Vorteile. Die Wirtschaftskammer Wien empfiehlt Unternehmen daher, beides zu haben.

Kleinunternehmer müssen nicht teilnehmen

Unternehmer, die von der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und daher keine Umsatzsteuererklärung abgeben, sind nicht verpflichtet, auf die ausschließliche elektronische Zustellung umzustellen. Sie dürfen aber und gehen dabei genauso vor, wie jedes andere Unternehmen. Sind sie bereits registriert und wollen an der elektronischen Zustellung nicht teilnehmen, müssen sie widersprechen. Dieser Widerspruch erfolgt durch die Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis und somit von der elektronischen Zustellung im USP-Portal. Nicht registrierte Kleinunternehmer widersprechen, indem sie sich erst gar nicht für die elektronische Zustellung anmelden. Diese Unternehmen werden wie bisher auf dem Postweg kontaktiert.

Vorerst keine Sanktionen

Für die „Nicht-Teilnahme” an der elektronischen Zustellung sind derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Sofern keine elektronische Zustellmöglichkeit vorliegt, wird die versendende Behörde postalisch zustellen.Mitunter gilt die Teilnahme an der elektronischen Zustellung auch als unzumutbar - und zwar dann, wenn das Unternehmen nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen verfügt, also keinen Internet-Anschluss oder keine internetfähige Hardware im Unternehmen hat.

Achtung!
Auch die Wirtschaftskammern werden die Möglichkeit der elektronischen Zustellung über das USP-Portal künftig verstärkt nutzen, insbesondere für die Versendung der Grundumlagenvorschreibungen der Fachorganisationen. Unternehmen, die in ihrem USP-Konto bereits die Empfangsvoraussetzungen für behördliche Zustellungen geschaffen haben, bekommen daher heuer erstmals ihre Grundumlagenvorschreibung auf diesem Weg übermittelt. Wo keine elektronische Zustellung möglich ist, erfolgt die Zustellung wie bisher postalisch.


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