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Die richtige Planung für den Ernstfall

Die Geschehnisse und Maßnahmen rund um das Corona-Virus ziehen markante Auwirkungen auf das Wirtschaftsleben mit sich. Um sich bestmöglich auf alle Eventualitäten vorzubereiten, empfiehlt es sich schon im Vorhinein einen Notfallplan zu erstellen.

Ein Notfallplan kann in schwierigen Situationen hilfreich sein: Hier die wichtigsten Tipps, was es für Unternehmer in Zeiten von Covid19 zu beachten gilt und wie man versuchen kann, sich auf den Tag X vorzubereiten.
© Romolo Tavani/Shutterstock Ein Notfallplan kann in schwierigen Situationen hilfreich sein: Hier die wichtigsten Tipps, was es für Unternehmer in Zeiten von Covid19 zu beachten gilt und wie man versuchen kann, sich auf den Tag X vorzubereiten.

Durch die von der Bundesregierung beschlossenen Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus stehen Österreichs Unternehmen vor enormen Herausforderungen. Schnelle und effektive Hilfspakete und Fördermöglichkeiten wurden bereits für betroffene Betriebe geschnürt. Wirtschaftstreibende, die derzeit die Auswirkungen noch nicht so stark spüren oder derzeit noch nicht von Betriebsschließungen betroffen sind, wird aber nahegelegt, sich bestmöglich auf den Notfall vorzubereiten. Um für den Fall der Fälle schnell auf einen Plan-B zurückgreifen zu können, sollten in die Vorbereitung eines solchen Notfallsplans folgende Punkte miteinfließen:

Gesundheit der Mitarbeiter

Um die Gesundheit der Mitarbeiter sicherstellen zu können beziehungsweise zu optimieren und eine Ausbreitung des Coronavirus im Falle einer Infektion zu verhindern, sollten die hygienischen Standards unbedingt an die derzeitige Situation angepasst werden:

Wichtig ist, dass die Mitarbeiter immer über neue Hygienemaßnahmen im Unternehmen informiert und auch regelmäßig darauf hingewiesen werden. Es empfiehlt sich, die Maßnahmen (z.B. Anleitung zum richtigen Niesen und Husten, Aufforderung zur regelmäßigen Händedesinfektion und Einhalten von Sicherheitsabständen zu Kollegen) über oft genutzte Kanäle zu kommunizieren. Arbeitsflächen, Telefone und Tastaturen sollten - vor allem bei gemeinsamer Nutzung - regelmäßig desinfiziert werden. Den Mitarbe itern und Kunden muss es möglich sein, sich regelmäßig die Hände zu waschen. Dafür gilt es sicherzustellen, dass Einweghandtücher sowie Seifenspender regelmäßig befüllt werden.Arbeitsräume sollten regelmäßig gelüftet werden. Auch die Reduzierung sozialer Kontakte innerhalb des Unternehmens ist zum Schutz der Mitarbeiter unerlässlich. (kein Händeschütteln, Sicherheitsabstände, etc.)Nicht unbedingt notwendige Besprechungen sollten abgesagt werden oder - wenn möglich- über digitale Kommunikationsmittel erfolgen. Außendienste sowie Dienstreisen gilt es möglichst zu vermeiden. Gefährdete Mitarbeiter, die ein erhöhtes Risiko eines schweren Krankheitsverlaufs habe, sollten freigestellt werden.

Mit Dienstplänen vorplanen

Für den Fall krankheitsbedingter Ausfälle sollte überlegt werden, ob die Dienstpläne so gestaltet werden können, dass trotz der Ausfälle eine Aufrechterhaltung des Betriebs möglich ist. So kann verhindert werden, dass - im Falle einer Quarantäne oder einer Infektion im Betrieb- alle Mitarbeiter auf einmal ausfallen und es zum kompletten Stillstand kommt. Auch die räumliche Trennung von Schlüsselarbeitskräften kann hilfreich sein.

Home Office

Sowohl für den Schutz der Mitarbeiter als auch für den Fall einer Quarantäne sollte die Option von Telearbeit (Home Office) schon im Vorfeld in Erwägung gezogen und vorbereitet werden. Im Ernstfall können so technische Anlaufschwierigkeiten schon vorab behoben werden.

Zu beachten gilt es dabei Folgendes

  • Gibt es ausreichend Betriebsmittel (Laptops etc.) für ein verstärktes Home Office?
  • Wurden die Mitarbeiter hinsichtlich neuer Home Office-Tools (z.B.: Videokonferenzen) geschult?
  • Wurden generelle „Spielregeln” (Erwartungen an Erreichbarkeit, zu erledigende Aufgaben) mit den Mitarbeitern vereinbart?

Zahlungen und Liquidität

Für den Ernstfall sollte sichergestellt werden, dass auch bei unerwarteten Zahlungsverspätungen die Liquidität gesichert werden kann. Zu klären gilt es außerdem, welche Zahlungen unbedingt erfolgen müssen, auch wenn der Betrieb geschlossen wird und wie diese realisiert werden können. Beim Ausfall von Zulieferern sollte die Möglichkeit nach Alternativen erörtert werden. 

Betriebsschließung

Kommt es aufgrund behördlicher Anordnung trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einer Sperrung des Betriebs, ist es wichtig, dass der Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen auch außerhalb des Betriebs garantiert werden kann. Auch die Erreichbarkeit der Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens sollte möglich sein, um diese von der Schließung oder  etwaigen notwendigen Vorsichtsmaßnahmen (Quarantäne einzelner Mitarbeiter) in Kenntnis setzen zu können.

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