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Die Checkliste für den Notfall

Vom Krisenteam bis zum Pausenraum: Wie man als Unternehmer den Betrieb und die Mitarbeiter auf Coronavirus bedingte Notfälle vorbereiten kann und welche Punkte nicht auf der Notfall-Checkliste fehlen sollten.

Pixel Embargo/Shutterstock
© Notfall

Weltweit sind bereits die Auswirkungen der Coronakrise zu spüren. Besonders Unternehmen treffen die Maßnahmen gegen das Virus stark. Es empfiehlt sich deshalb schon im Vorhinein eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zu erstellen, um bestmöglich auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein:

Generelle Richtlinien

  • Stellen Sie Hygienemaßnahmen für Ihre Mitarbeiter bereit. So können Ansteckungen vermieden werden.
  • Sammeln Sie frühzeitig Know-how über die medizinisch relevanten Hintergründe des Coronavirus, die arbeits- und sozialrechtlichen Aspekte sowie die Notfallorganisation im Ernstfall.
  • Gründen Sie ein Krisenteam für den Notfall. Dem sollten in jedem Fall Geschäftsführung, Personal-/HR-Abteilung, Personalvertretung bzw. Mitarbeiter-Vertrauensperson, Presse-/PR-Verantwortlicher, Arbeitsmediziner, ggf. ein Arbeitspsychologe angehören.
  • Sorgen Sie bei der Besetzung des Krisenteams für Stellvertreter, da jedes Mitglied selbst vom Virus betroffen sein kann.
  • Klären Sie die Freistellung der Mitglieder des Krisenteams von ihren Arbeitsbereichen für die Dauer der Arbeit im Krisenteam.
  • Legen Sie die „Spielregeln” fest: Funktionen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnisse, Delegationen jedes Krisenteam-Mitgliedes.
  • Ernennen Sie einen Projektleiter aus oben genanntem Team oder aus dem Projektmanagement des Unternehmens, der mit der organisatorischen und administrativen Abwicklung betraut wird.
  • Sorgen Sie für die nötige Infrastruktur (Raum) für das Krisenteam, damit dieses über sämtliche technische Ausstattungen verfügt, ein eigener Raum dafür sollte sicher versperrt werden können.
  • Sammeln Sie alle Kontaktdaten von Notruf- und Alarmierungsstellen, Gesundheitsbehörden, Informations-Hotlines, Kriseninterventionsteams und anderen relevanten Hilfseinrichtungen und hören Sie regelmäßig aktuelle Nachrichten über TV, Radio oder Internet.
  • Sorgen Sie dafür, dass sämtliche schriftliche und mündliche Inhalte im Zusammenhang mit dem Coronavirus im Unternehmen von Beginn an chronologisch und vollständig dokumentiert werden, damit Sie im Bedarfsfall so rasch wie möglich alle Ihre Handlungsaktivitäten darlegen können.
  • Achten Sie auf strenge Vertraulichkeitsrichtlinien, um interne und externe Falschmeldungen und Indiskretionen zu unterbinden.

Krisenkommunikation

  • Bestimmen Sie einen Administrator für das Erstellen einer geschlossenen Usergruppe auf den Sozialen Medien, um Informationen rasch an alle Krisenteam-Mitglieder zu gewährleisten bzw. verteilen Sie die Kontaktdaten aller Krisenteammitglieder.
  • Sorgen Sie unternehmensintern für ein offenes Kommunikationsklima, in dem jeder Mitarbeiter angstfrei über den Verdacht oder die Erkrankung sprechen kann. Auf diese Weise verhindern Sie das Verheimlichen von Krankheitsfällen.
  • Mitarbeiter sind verpflichtet, Verdachtsfälle und Erkrankungen unverzüglich zu melden.
  • Bereiten Sie Formulare und Musterschreiben vor, damit Sie z.B. Meldungen an Gesundheitsbehörden rasch und effektiv durchführen können.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine zentrale Ansprech- und Meldestelle im Unternehmen bekannt.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ruhig und sachlich und vermeiden Sie Emotionalisierungen.
  • Regeln Sie die interne Kommunikationskette, d.h. wer informiert wen in welcher Weise?
  • Regeln Sie die externe Kommunikationskette, d.h. wer vertritt das Unternehmen mit welchen Themen nach außen?
  • Verifizieren Sie Informationen und unterscheiden Sie Fakten von Gerüchten.
  • Stellen Sie sicher, dass Mitglieder des Krisenteams und auch Home Office-Mitarbeiter von zu Hause aus auf relevante Server-Inhalte zugreifen können.
  • Vermeiden Sie angst- oder panikmachende Formulierungen, aber auch Bagatellisierungen.
  • Suchen Sie den Kontakt zu Behörden, Ämtern und Gesundheitseinrichtungen.
  • Sollten Sie keinen Arbeitsmediziner haben, finden Sie einen Arzt Ihres Vertrauens, der entsprechende Kompetenz und freie Kapazitäten hat, um sich mit Ihrem Unternehmen zu beschäftigen.
  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Notfall-Telefonnummer 1450 bekannt.
  • Informieren Sie die Presse im Bedarfsfall auf angemessene Weise, sodass weiterer Schaden für Ihr Unternehmen abgewendet wird.
  • Vermeiden Sie Schuldzuweisungen und problembehaftete Sichtweisen, gehen Sie lösungsorientiert an die Thematik heran.
  • Führen Sie tägliche Schlussbesprechungen im Krisenteam durch, die aus Reflexionen, Rückmeldungen der Reaktionen, Erfahrungsaustausch sowie Dank an die Krisenteam-Mitglieder bestehen.
  • Eröffnen Sie jeden Tag mit einer Lagebesprechung, die aus Rück- und Vorschau, einer aktuellen Lagebeurteilung, einer Beurteilung der gesetzten Maßnahmen sowie der Konkretisierung der nächsten Schritte besteht.

Präventivmaßnahmen

  • Besonders in Betrieben mit intensivem Kundenkontakt ist der Arbeitgeber aufgrund seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, geeignete Präventionsmaßnahmen zu ergreifen, um seine Arbeitnehmer vor Infektionen zu schützen.
  • Dazu gehören u.a. die Einhaltung einer guten Handyhygiene, eines Sicherheitsabstands (idealerweise zwei Meter) sowie der Etikette für Niesen und Husten.
  • Vermeiden Sie außerdem Menschenansammlungen auf kleinem Raum.
  • Hängen Sie Präventivregeln für Mitarbeiter als Poster in Sozialräumen, Büros und Toiletten auf.
  • Vermeiden Sie den Aufenthalt in Pausen- und Gemeinschaftsräumen und stellen Sie den Betrieb der Werksküche z.B. auf Lunchpakete oder Lieferservice um.
  • Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Hygienematerial bereitsteht.

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