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Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Damit garantiert ist, dass die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, sind Arbeitgeber verpflichtet, geleistete Arbeitsstunden der Mitarbeiter aufzuzeichnen.

Arbeitszeit
© Chutima Chaochaiya/Shutterstock

Alle Arbeitgeberbetriebe sind verpflichtet, Aufzeichnungen über die von ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitszeiten zu führen. Damit wird nachvollziehbar, ob die im Arbeitszeitgesetz festgelegten Vorschriften (Tages- und Wochenarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen) eingehalten werden. Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung dieser Aufzeichnungspflicht, bei Nichteinhaltung gibt es Strafsanktionen.

Was ist aufzuzeichnen

Aus den Aufzeichnungen müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit, Tages- und Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten hervorgehen. Die Verpflichtung zum Aufzeichnen der Ruhepausen entfällt, wenn deren Beginn und Ende durch Einzel- oder Betriebsvereinbarung festgelegt sind oder es dem Arbeitnehmer selbst überlassen wird, innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Ruhepausen zu nehmen und in der Praxis davon nicht abgewichen wird. Es gibt keine Formvorschriften für die Aufzeichnungen.

Gleitzeit und Durchrechnung der Arbeitszeit

Bei Gleitzeit kann vereinbart werden, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von den Mitarbeitern geführt werden. Der Arbeitgeber muss sich die Aufzeichnungen nach Ende der Gleitzeitperiode aushändigen lassen und sie kontrollieren. Erfolgt die Aufzeichnung der Arbeitszeiten durch ein Zeiterfassungssystem, ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen Einsicht in die oder eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu gewähren. Kommt im Betrieb ein Durchrechnungszeitraum zur Anwendung, sind dessen Beginn und Dauer in den Arbeitszeitaufzeichnungen ausdrücklich festzuhalten.

Home-Office und Außendienst

Für Arbeitnehmer, die weitgehend selbst bestimmen können, wann und wo sie arbeiten, oder die ihre Tätigkeit überwiegend im Home- Office ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen, nicht aber, wann genau gearbeitet oder Ruhepausen eingehalten wurden

Sonstiges

  • Entfall der Aufzeichnungspflicht
    Gibt es für alle Mitarbeiter, für bestimmte Gruppen oder einzelne Arbeitnehmer eine fixe, schriftlich festgehaltene Arbeitszeiteinteilung inklusive Pauseneinteilung, muss der Arbeitgeber lediglich einmal am Ende jeder Entgeltperiode die Einhaltung dieser Einteilung bestätigen, ebenso auf Verlangen des Arbeitsinspektorats. Gibt es Abweichungen von der Einteilung, sind diese laufend festzuhalten.
  • Auskunftspflichten
    Der Arbeitgeber muss dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstnden zu geben. Außerdem haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine monatliche, kostenfreie Übermittlung der Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie es nachweislich verlangen. 
Tipp!
Um Rechtsstreitigkeiten (z.b. zur Geltendmachung von Überstunden) zu vermeiden, sollte sich der Arbeitgeber vom Mitarbeiter regelmäßig per Unterschrift die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitszeitaufzeichnungen bestätigen lassen.


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