th share video content contact download event event-wifi cross checkmark close xing wko-zahlen-daten-fakten wko-wirtschaftrecht-und-gewerberecht wko-verkehr-und-betriebsstandort wko-unternehmensfuehrung wko-umwelt-und-energie wko-steuern netzwerk wko-innovation-und-technologie wko-gruendung-und-nachfolge wko-bildung-und-lehre wko-aussenwirtschaft wko-arbeitsrecht-und-sozialrecht twitter search print pdf mail linkedin google-plus facebook whatsapp arrow-up arrow-right arrow-left arrow-down calendar user home
news.wko.at

Der richtige Weg zur elektronischen Archivierung von Rechnungen

Die elektronische Archivierung von Rechnungen bringt Vorteile, wie Platz- und Kosteneinsparungen mit sich.  Werden allerdings elektronisch abgespeicherte Eingangsrechnungen falsch archiviert, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden.

© wkw

Das Steuerrecht sieht eine grundsätzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für alle Aufzeichnungen und Unterlagen vor. Papierrechnungen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Eine körperliche Aufbewahrung der Papierrechnung ist nicht erforderlich. Verträge sollten jedoch im Original aufbewahrt werden. Ausgangsrechnungen, die mithilfe eines EDV-Systems ausgestellt werden, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.

Als PDF speichern genügt nicht

Als Datenträger für eingescannte Eingangsrechnungen kommen vor allem Mikroverfilme, Magnetbänder, Disketten so wie nicht wiederbeschreibbare Speicherplatten (zum Beispiel Worm-Datenträgern, CD-R, DVD-R) in Frage. Das Einscannen und die Abspeicherung auf der Festplatte beziehungsweise am Server im pdf-Format ist dabei eindeutig zu wenig. Es gibt Dienstleister, die diese revisionssichere Archivierung, zum Beispiel in Form des E-Tresors, anbieten. Das Unternehmen könnte sich jedoch auch selbst die entsprechende Hardware kaufen. Hier sollte aber der Steuerberater zur Beurteilung, ob es sich auch wirklich um eine revisionssichere Lösung handelt, herangezogen werden.

Richtige Beschlagwortung der Dokumente

Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. Wesentlich dabei ist auch die richtige Beschlagwortung der Dokumente. Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigende elektronische Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind.

Das könnte Sie auch interessieren

  • Servicenews
Newsportal Was die Stunde kosten muss, damit sich die Mühe auch lohnt

Was die Stunde kosten muss, damit sich die Mühe auch lohnt

Gerade in den Anfangsjahren als Unternehmer sind Stundensatz und Kostenwahrheit schwierige Themen. Unternehmensberaterin Ursula Horak hat fünf Tipps, damit am Ende des Jahres genug Geld übrigbleibt. mehr

  • Servicenews
Newsportal

"WKO im Bezirk": Vernetzung im Grätzl und rasche Hilfe vor Ort

Seit Anfang April sind die Bezirksobleute der Wirtschaftskammer Wien in den Bezirken tätig. Sie haben  Kontakte mit Bezirksvorstehungen aufgenommen, Betriebe besucht und Veranstaltungen organisiert. Alle Bezirksobleute sind auch selbst Unternehmer in „ihrem” Bezirk und kennen daher die Anliegen aus der eigenen Praxis. mehr

  • Servicenews
Newsportal Achtung: Rechnungsschwindel!

Achtung: Rechnungsschwindel!

Zurzeit sind irreführende Zahlungsmitteilungen für den Handelsregistereintrag im Umlauf. Das Schreiben hat jedoch nichts mit dem offiziellen Firmenbuch zu tun mehr