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Corona-Krise: 8 Tipps für das technisch perfekte Home Office

IT-Branchenvertreter Martin Puaschitz zeigt die Palette an Tools und Gadgets auf

Martin Puaschitz
© Foto Weinwurm/www.fotoweinwurm.at

Das Corona-Virus hat die Bürowelt in Österreich auf den Kopf gestellt. Zahlreiche Arbeitgeber verordneten ihren Mitarbeitern schlagartig Home Office oder eröffneten ihnen zumindest die Option für diese moderne Form des Arbeitens. Oft fehlt es aber noch an professionellen Tools, damit diese ihren Job bestmöglich von zu Hause aus durchführen können. Mag. Martin Puaschitz, Branchenvertreter der IT-Dienstleister in der Wiener Wirtschaftskammer, hat acht Tipps über bewährte Gadgets, Tools und technische Vorkehrungen, die den Unternehmen und ihren Mitarbeitern die Arbeit enorm erleichtern.

„Home Office ist bei vielen Unternehmen schon seit Jahren Usus. Allerdings hatten diese ausreichend Zeit, ihre digitale Infrastruktur optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Andere trifft es völlig unvorbereitet. Die technischen Möglichkeiten sind jedenfalls vielfältig."
Mag. Martin Puaschitz, IT-Experte und Obmann der Wiener Fachgruppe für Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie (UBIT
  1. WLAN-Hotspots für zu Hause
    Mitarbeiter, die von zu Hause ihren Job verrichten, brauchen nicht nur einen bequemen Sessel, einen richtig in der Höhe eingestellten Schreibtisch und einen PC oder Laptop, sondern auch eine möglichst leistungsfähige Internetverbindung. Ist eine solche nicht vorhanden, kann mittels mobilem WLAN-Hotspot für temporäre Überbrückung gesorgt werden. Bei einigen Mobilfunkbetreibern können diese kleinen Geräte in Würfel- oder Barren-Form auch ausgeborgt werden.
  2. Software zur Abhaltung von Videokonferenze
    Um sich zu Hause via Internet permanent mit den Kollegen im Büro sprachlich auszutauschen und zeitgleich die Tastatur zu bedienen, ist ein Headset mit Mikrofon ideal. Einfache Modelle sind bereits ab rund 20 Euro erhältlich. Zudem ist dafür die Installation von Programmen wie Skype oder Yahoo Messenger notwendig. Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern lassen sich mit der Software Zoom relativ einfach organisieren und durchführen. Mittels Webex können Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragungen und Screen-Sharing durchgeführt werden.
  3. Remote Desktop
    Mit Remote Desktop haben viele Büromitarbeiter schon Bekanntheit gemacht, auch wenn ihnen der Begriff vielleicht im ersten Moment nichts sagen sollte. Er dient Administratoren zur Fehlerbehebung, indem sie mittels Fernzugriff wie von Geisterhand den Mauszeiger bewegen oder Buchstaben und Ziffern eintippen. Diese Technologie kann auch für die Fernarbeit von den Mitarbeitern benutzt werden, indem sie auf den PC im Büro zugreifen. Im Sinne der Datensicherheit sollte der Remote Desktop über eine verschlüsselte Verbindung (Virtual Private Network - VPN) realisiert werden und die Daten in Österreich gespeichert werden – Stichwort Austrian Cloud.
  4. Daten im Home Office synchronisiere
    Mitarbeiter, die für gewöhnlich nur im Büro ihre Arbeit verrichten, kennen das Problem wahrscheinlich gar nicht. Plötzlich müssen sie von zu Hause auf ihren digitalen Terminkalender, auf ältere E-Mails,
    Office-Dateien oder wichtige Kundenkontaktdaten zugreifen. Führt man daheim Änderungen durch, müssen diesen Daten später mit den im Unternehmen gespeicherten Versionen synchronisiert werden. Abhilfe kann zum Beispiel die Messaging-Plattform Hosted Exchange 2016 schaffen, mit der die Daten nicht nur zentral gesichert und synchronisiert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die User auch von allen Endgeräten 24 Stunden am Tag darauf zugreifen können
  5. Vorsicht vor Phishing Mails
    Angesichts der sensiblen Daten sollten die Firewall und Antiviren-Programme auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Es mehren sich bereits Meldungen, dass Betrüger Phishing Mails oder Chat-Nachrichten mit dem Betreff „Corona“ verschicken. Mitarbeiter im Home Office sollten diese Meldungen keineswegs öffnen, sondern sofort löschen.
  6. Wichtige Dokumente elektronisch signieren
    In manchen Unternehmen müssen wichtige Projekte von den Vorgesetzten noch schriftlich genehmigt werden. Auf Plattformen wie DocuSign können Dokumente auch elektronisch vom Handy, Laptop und anderen Geräten aus unterzeichnet werden.
  7. Virtuelle Aufgaben-Verwaltungstools
    So altmodisch die kleinen gelben Post-it Zettel auf den ersten Blick anmuten mögen, sie sind im Büroalltag immer noch extrem beliebt. Temporäres Home Office wäre eine gute Gelegenheit, diese Praxis zu überdenken. Digitale Aufgaben-Verwaltungstools wie beispielsweise Trello ermöglichen es, den Usern, Aufgaben in Listen zu verwalten und mit Terminen, Checklisten und Anhängen zu versehen. Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Jira erleichtern nicht nur die Arbeit im Büro, es kann auch vom Home Office darauf zugegriffen werden. Dadurch können Teams zum Beispiel übersichtlich festlegen und mitverfolgen, woran gerade gearbeitet wird, bis wann die Arbeiten erledigt werden müssen und wer für welche Jobs zuständig ist.
  8. Temporäre Erhöhung der IT-Ressource
    Corona ist relativ abrupt hereingebrochen und niemand weiß genau wie lange die Krisensituation andauern wird. Unternehmen, die derzeit durch die Abhaltung von Videokonferenzen oder erhöhtem Datentransfer temporär höhere IT-Ressourcen benötigen, könnten auf Pay-Per-Use-Modelle setzen. Dabei wird nur für jene Serverleistung bezahlt, die benötigt wird. Es gibt keine Mindestkontingente und keine Vertragsbindung.

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