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Checkliste zur E-Zustellung

Unternehmen sind verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Die wichtigsten Infos im Überblick.

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© Production Perig/Shutterstock

Behörden in Österreich können Zusendungen an Unternehmen elektronisch durchführen. Unternehmen sind im Gegenzug dazu verpflichtet, die notwendigen Empfangsvoraussetzungen zu schaffen - und zwar über das Unternehmensservice-Portal (USP). Ausgenommen sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Hier die fünf wichtigsten Schritte zur E-Zustellung. 

  1. Handysignatur aktivieren
    Um E-Zustellungen empfangen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich. Diese erfolgt am besten über die Handysignatur bzw. ID Austria oder die Bürgerkarte. Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Aktivierung: elektronisch mit den FinanzOnline-Zugangsdaten, persönlich in einer Registrierungsstelle oder im Finanzamt

  2. Registrierung am USP
    Zur Abholung von E-Zustellungen muss das Unternehmen am USP registriert sein. Die Registrierung ist z.B. mit der Handysignatur, über FinanzOnline oder beim Finanzamt möglich. Im Zuge der Registrierung wird ein USP-Administrator des Unternehmens festgelegt.

  3. Einrichtung Postbevollmächtigter
    Der USP-Administrator kann entweder alle E-Government Anwendungen selbst wahrnehmen oder einzelne Funktionen wie den Postbevollmächtigten an eine oder mehrere Personen im Unternehmen vergeben. Dieser Postbevollmächtigte kann anschließend mit seinen persönlichen Zugangsdaten die E-Zustellungen für das Unternehmen abholen.

  4. Registrierung zur E-Zustellung
    Sobald im „Teilnehmerverzeichnis” des USP eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, unter der ein Unternehmen von der E-Zustellung eines Schrift stückes verständigt werden kann, gilt das Unternehmen als registriert. Dies erfolgt zum Großteil automatisch, daher ist nicht immer eine aktive Registrierung erforderlich.
    Kein weiterer Handlungsbedarf besteht für folgende Teilnehmer, da diese automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen werden:
    • Teilnehmer von FinanzOnline (die nicht auf die elektronische Zustellung verzichtet haben),
    • Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV),
    • Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes.

      Achtung: Um die zugestellten Dokumente auch abholen zu können, müssen sich auch diese Unternehmer aktiv im USP registrieren und ihre übernommenen Daten in „Mein Postkorb” kontrollieren. Nur so kann die Verständigung über die Zustellung auch an eine aktuelle E-Mail-Adresse geschickt werden. Eine aktive Registrierung zur E-Zustellung inklusive Aktivierung von „Mein Postkorb” muss in folgenden Fällen im USP vorgenommen werden:
    • kein FinanzOnline-Teilnehmer/Verzicht auf E-Zustellung in FinanzOnline,
    • kein ERV-Teilnehmer,
    • keine Registrierung bei einem behördlich zugelassenen Zustelldienst.
  5. Überprüfung der Infos im USP
    Im USP können die E-Mail-Adressen eingesehen, korrigiert bzw. ergänzt werden. Weiters können unter „Mein Postkorb” (Einstellungen) folgende individuelle Anpassungen vorgenommen werden: Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, (De-)Aktivierung der Weiterleitung in den ERV, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handy-Signatur etc.

 

Tipp!

Webseminar USP

In regelmäßig stattfindenden Webseminaren der Wirtschaftskammer Wien informiert USP-Experte Roland Sigmund über das USP und gibt hilfreiche Tipps zu verschiedenen Themenbereichen wie der E-Zustellung.

Nächster Termin: 21.3.2022, 9 bis 10 Uhr

Alle Infos zum Webinar


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