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Urlaubsfeeling auf der Geschäftsreise

Geschäftsreisen werden nach Möglichkeit auch gerne mit ein paar entspannenden privaten Urlaubstagen kombiniert. Was dabei zu beachten ist.

Der Businesstrip kann auch für einen Kurzurlaub genutzt werden.
© Robert Kneschke / stock.adobe.com Der Businesstrip kann auch für einen Kurzurlaub genutzt werden.

Petra Kühberger, Expertin im WKO-Rechtsservice: „Grundsätzlich gilt, wenn man bei Reisen klar abgrenzen kann, welcher Teil betrieblich bzw. welcher Teil privat veranlasst wurde, dann sind diese Kosten aufzuteilen.“ 

Die Abrechnung von Fahrtkosten

Das Aufteilungsverhältnis ergibt sich im Allgemeinen aus dem Verhältnis der ausschließlich beruflichen Zwecken dienenden Aufenthaltstage zu den nicht ausschließlich beruflichen Zwecken dienenden Tagen. Wichtig zu beachten ist laut Kühberger, dass Wochenenden und Feiertage dabei als neutrale Tage unberücksichtigt bleiben. 

Verpflegungs- und Nächtigungskosten

Kühberger: „Für Reisetage können Verpflegungsmehraufwendungen nur geltend gemacht werden, wenn die Reise ausschließlich beruflich veranlasst ist. Für die Tage der An- und Rückreise steht ein Kostenersatz daher meist nicht zu, da die privat und beruflich veranlasste Komponente bei der An- und Rückreise schwer zu eruieren ist.“ Für die Aufenthaltstage können die Tages- und Nächtigungsgelder dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn für den einzelnen Aufenthaltstag eine (zumindest beinahe) ausschließliche berufliche Veranlassung vorliegt. Tatsächliche Nächtigungskosten sind im Verhältnis der Fahrtkosten aufzuteilen. Wenn man die Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Veranlassung nicht klar vornehmen kann (Mischprogramm), sind die Kosten einer Studienreise nur dann abzugsfähig, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind: 

  • Planung und Durchführung müssen im Rahmen einer lehrgangsmäßigen Organisation erfolgen, die überwiegend betrieblich bedingt ist. Betriebliche Veranlassung alleine reicht nicht aus. 
  • Die Reise bietet die Möglichkeit, Kenntnisse zu erwerben, die eine konkrete Verwertung im Unternehmen erlauben. 
  • Reiseprogramm und Durchführung müssen nahezu ausschließlich auf interessierte Teilnehmer im Tätigkeitsbereich des Steuerpflichtigen abgestellt sein, sodass sie auf andere Teilnehmer keine Anziehungskraft ausüben. 
  • Allgemein interessierende Programmpunkte dürfen nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als während einer regelmäßigen betrieblichen Betätigung als Freizeit verwendet wird. 

Liegen diese Voraussetzungen nicht vor und ist die Reise damit nicht abzugsfähig, dann können Fahrtkosten, Verpflegungs- und Nächtigungskosten natürlich nicht geltend gemacht werden. Laut Kühberger auch dann nicht, wenn diese anteilig auf einen ausschließlich beruflichen Zweck gewidmeten Reiseabschnitt entfallen.

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