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Günstige Mitarbeitermenüs: Wann der Fiskus am Esstisch Platz nimmt

In welcher Form auch der Fiskus an verbilligten oder unentgeltlichen Mahlzeiten der Mitarbeiter mitnascht, das verrät der WKO-Experte im Detail.

Menü in der Kantine
© CMP, stockadobe Betriebsmahlzeiten können sich steuerlich auf den Magen schlagen.

Der  Gesetzgeber sieht grundsätzlich eine Steuerbefreiung für die unentgeltliche oder verbilligte Verköstigung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz oder in einer nahegelegenen Gaststätte vor. Klemens Waltl, Experte im WKO-Rechtsservice: „Es ist grundsätzlich belanglos, ob die freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb konsumiert (Werksküche, Kantine), zum Beispiel aus einer Großküche angeliefert oder überhaupt außerhalb des Betriebes (Gasthaus) konsumiert werden.“ Unter diese Befreiungsbestimmungen fällt auch die Abgabe von Gutscheinen für Mahlzeiten (Essensbons, Essensmarken), die den Arbeitnehmer zur Einnahme von freien oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb oder außerhalb des Betriebes in nahegelegenen Gaststätten berechtigen.

Sachzuwendung

Waltl mit einem wichtigen Hinweis: „Es muss sich immer um freiwillige Sachzuwendungen des Arbeitgebers handeln. Barzuschüsse, um die Mitarbeiter finanziell zu entlasten, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.“ Hat der Arbeitnehmer auf kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten einen Rechtsanspruch (Kollektivvertrag), dann zählt diese Sachzuwendung als Arbeitslohn und ist als Sachbezug zu versteuern.

Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von 4,40 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur Konsumation eingelöst werden. Wichtig: Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen, sind sie nur bis zu einem Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei. Der Experte ergänzt: „Es bestehen keine Bedenken, bereits bei Ausgabe des Gutscheines den erhöhten Betrag von 4,40 Euro/Arbeitstag steuerfrei zu behandeln, wenn sichergestellt ist, dass die Speisen nur in einer Kantine am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte konsumiert, die abgegebenen Speisen nicht nach Hause mitgenommen und die Essensbons auch an arbeitsfreien Tagen nicht eingelöst werden können.“

Für einen Arbeitstag darf nur ein Gutschein ausgegeben werden. Die Gutscheine müssen nicht in Papierform bestehen, sondern können auch elektronisch gespeichert werden (Chipkarte, digitaler Essensbon). Bei Gutscheinen über 1,10 Euro (bis höchstens 4.40 Euro) muss nachgewiesen werden, dass die Mahlzeit im Betrieb oder in einer Gaststätte erfolgte. Als Gaststätten gelten solche, die an den jeweiligen Arbeitstagen ein Vollmenü, das einem üblichen Kantinenessen (Suppe oder Vorspeise und Hauptspeise) entspricht, anbieten. 

Waltl: „Essensgutscheine, die für Lebensmittelgeschäfte, Konditoreien, Bäckereien, Fast-Food- Ketten, Würstelstände oder Fleischhauereien ausgegeben werden, die ein derartiges Vollmenü nicht anbieten, berechtigen daher nicht zur Inanspruchnahme des erhöhten Freibetrages von 4,40 Euro pro Arbeitstag, sondern bleiben nur bis zu einem Betrag von 1,10 Euro pro Arbeitstag steuerfrei.“

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