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Für Klarheit am Geschäftspapier sorgen

Geschäftspapier soll nicht nur durch flottes Design ansprechen, sondern muss auch wichtige Unternehmensdaten enthalten.

Firmenname, Rechtsform und Sitz: Ein rechtlich einwandfreier Geschäftsbrief besteht aus vielen „Bausteinen“.
© hakinmhan - stock.adobe.com Firmenname, Rechtsform und Sitz: Ein rechtlich einwandfreier Geschäftsbrief besteht aus vielen „Bausteinen“.

Geschäftspapier soll nicht nur optisch ansprechend gestaltet sein, sondern muss – was viele gar nicht wissen – auch rechtliche und formelle Kriterien erfüllen, wie WKO-Rechtsexpertin Cornelia Schöllauf erklärt: „Unternehmen sind verpflichtet, auf Geschäftspapieren bestimmte Angaben über das Unternehmen zu machen.“

Dazu zählen nicht nur der klassische Geschäftsbrief, Bestellscheine, Lieferscheine und Rechnungen, sondern auch digitale Kommunikationsformen.  „Die Formvorschriften gelten auch für geschäftliche E-Mails und die Website“, so Schöllauf. Welche Angaben genau gemacht werden müssen, „hängt von der Rechtsform des Unternehmens, von der Art des Geschäftpapiers und von der Form der Übermittlung ab“, präzisiert die Juristin. Geregelt ist die Materie u.a. im Unternehmensgesetzbuch und in der Gewerbeordnung.

Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, müssen – unabhängig von ihrer Rechtsform – auf Briefen, Bestellscheinen und Mails, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, Angaben zum Firmennamen, der Rechtsform, dem Firmensitz, der Firmenbuchnummer und dem -gericht machen. „Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, so ist auch darauf hinzuweisen“, sagt Schöllauf.

Bei Offenen Gesellschaften (OG) sowie Kommanditgesellschaften (KG), bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist – also insbesondere bei der GmbH & Co KG –, sind diese Angaben nicht nur über die KG, sondern auch über den unbe-schränkt haftenden Gesellschafter – also die GmbH – zu machen.

Einzelunternehmer müssen auch ihren Namen angeben, wenn  er sich vom Firmennamen unterscheidet. Genossenschaften müssen überdies auch auf die Art ihrer Haftung verweisen. Bei Kapitalgesellschaften muss immer dann, wenn Angaben über das Kapital gemacht werden, das Grund- bzw. Stammkapital inklusive dem Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Die – strengen – Vorschriften gelten aber immer nur für Geschäftspapiere, die sich an einen bestimmten Empfänger wenden. Anders ist die Lage bei Postwurfsendungen, weil sie „an einen Haushalt“ gehen.

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