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Wo die Briefkästen langsam ausdienen

 "Amtsbriefe" werden Firmen künftig nur noch elektronisch zugestellt. Welche Pflichten auf Unternehmer zukommen, darüber informiert die WKO-Expertin.

Frau mit Zettel, Stift und Computer.
© fizkes, stockadobe Briefe der Behörden müssen künftig am Schreibtisch "abgeholt" werden.

Die öffentliche Hand will ihre schriftliche Kommunikation mit heimischen Unternehmen weiter digitalisieren und wird künftig alle Schriftstücke nur mehr elektronisch zustellen. Im Klartext bedeutet das, dass Behördenbriefe wie RSa und RSb seit 1. Dezember 2019, nur noch elektronisch in „Mein Postkorb“ landen. 

Tamara Charkow, Expertin im WKO-Rechtsservice, macht da­rauf aufmerksam, „dass spätestens jetzt dringend  Handlungsbedarf besteht, weil Unternehmer gesetzlich verpflichtet sind, dafür zu sorgen, dass sie diese behördlichen Mitteilungen auch empfangen können“. Was Firmen jetzt tun müssen:

Wenn ein Unternehmen bereits ein Konto im Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at) hat, hat es dort zu prüfen, ob eine taugliche E-Mail-Adresse jenes Unternehmensvertreters hinterlegt ist, der als Postbevollmächtigter zum Empfang behördlicher Schriftstücke vorgesehen ist. Ist dies der Fall, stellt der Bund bereits seit 1. Dezember 2019 alle Zusendungen im Bereich „Mein Postkorb” elektronisch zu. Der Postbevollmächtigte des Unternehmens bekommt dann per E-Mail die Verständigung, dass eine Zusendung eingetroffen ist und online abgeholt werden kann.

Wenn ein Unternehmen kein USP-Konto hat, dann muss es dieses anlegen und entsprechend einstellen, damit die elektronische Zustellung erfolgen kann. Die Eröffnung dieses kostenlosen Kontos, das für Unternehmen sehr viele Vorteile bietet, geht am leichtesten mittels Handysignatur und ist dann in wenigen Schritten abgeschlossen. Wer noch keine Handysignatur hat, kann diese über www.handy-signatur.at aktivieren. Auch diese hat sehr viele Vorteile. Die Wirtschaftskammer Steiermark empfiehlt daher allen Unternehmen, ein USP-Konto und eine Handysignatur zu haben und FinanzOnline zu nutzen.

Die Ausnahmen und Sanktionen

Unternehmer, die von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machen und daher keine Umsatzsteuer verrechnen und abführen, sind nicht verpflichtet, auf die ausschließliche elektronische Zustellung umzustellen. Sie dürfen natürlich und gehen dabei genau so vor wie jedes andere Unternehmen. Eine weitere Ausnahme ist die für jene Unternehmer, die nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen (internetfähige Hardware) verfügen oder keinen Internetanschluss haben. 

Charkow fasst die generelle Regelung für alle Unternehmen zusammen: „Die Teilnahme an der E-Zustellung ist zwar verpflichtend; für die Nicht-Teilnahme an der E-Zustellung sind allerdings derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Sofern keine elektronische Zustellmöglichkeit vorliegt, wird die versendende Behörde eine postalische Zustellung vornehmen.“ 

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