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Dienstzeugnisse – Warum 30 Jahre lang "Noten" gefragt sind

Sie sind immer ein heikles Thema: Dienstzeugnisse. Denn sie müssen einige Anforderungen erfüllen. Welche, darüber klärt der WKO-Experte auf.

Frauen im Gespräch, Dienstzeugnis
© contrastwerkstatt, stockadobe Arbeitnehmer haben 30 Jahre lang ein Anrecht auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Arbeitnehmer haben auf Verlangen ein Recht auf Ausstellung eines schriftlichen Dienstzeugnisses. Lehrzeugnisse hingegen sind unabhängig vom Verlangen des Lehrlings nach Beendigung des Lehrverhältnisses auszustellen. 

Georg Königsberger, Experte im WKO-Rechtsservice, über grundlegende Fakten: „Die Formulierung ist zumeist Sache des Arbeitgebers, sie muss aber in jedem Fall Auskunft über Art und Dauer der Beschäftigung geben sowie vollständig und objektiv richtig sein. Angaben und Anmerkungen, die den Abschluss eines neuen Arbeitsverhältnisses erschweren könnten, wie zum Beispiel der Hinweis auf eine erfolgte Entlassung oder schlechte Arbeitsleistungen, sind jedenfalls unzulässig.“ 

Es besteht zwar kein Anspruch auf positive Beurteilung, doch sind lobende Worte nicht untersagt, sofern sie stimmen und sich nicht als versteckter Tadel entpuppen. Dabei sollte stets der Superlativ verwendet werden. 

Königsberger: „Zu beachten ist aber auch, dass dem Wahrheitsgebot entsprechend nur Wertungen aufgenommen werden dürfen, die dem tatsächlichen Geschehen entsprechen.“ Das Zeugnis hat bloß Tatsachen zu bestätigen und kann bei üblicher ausreichender Bezeichnung der Beschäftigung sehr kurz gefasst sein. Es genügt dabei die Bestätigung, dass „Herr/Frau … von … bis … als … bei … beschäftigt war“. Ergänzt mit einer kurzen Beschreibung des konkreten Aufgabengebietes. 

Anspruch auf Zeugnis besteht 30 Jahre lang

Der Experte über die Kosten: „Die Aufwendungen, die mit der Zeugnisausstellung verbunden sind, trägt bei Endzeugnissen der Arbeitgeber. Bei Zwischenzeugnissen kann Kostenersatz vom Arbeitnehmer verlangt werden. Der Anspruch auf Ausstellung eines korrekten Dienstzeugnisses verjährt nach 30 Jahren und ist entsprechend dieser Frist einklagbar. Es ist daher zu beachten, dass in Einzelfällen auch für lang vergangene Zeiträume ein Dienstzeugnis auszustellen ist.“ Aus diesem Grund müssen die zur Ausstellung erforderlichen (personenbezogenen) Daten im Betrieb zur Verfügung stehen. Dies ist auch aus Sicht des Datenschutzes unbedenklich, da der Arbeitgeber auf Verlangen einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen hat. Betroffen sind aber nur jene Daten, die zur Erstellung des Dienstzeugnisses unverzichtbar sind, für weitere Daten gilt die Löschpflicht, sofern nicht andere Rechtfertigungsgründe zur Speicherung vorliegen. 

Wichtig ist, zu beachten, dass ein Dienstzeugnis, das erst eine geraume Zeit nach der Beendigung des Dienstverhältnisses ausgestellt werden soll, stets mit dem aktuellen Ausstellungsdatum zu datieren ist. Königsberger ergänzt dazu noch einen Hinweis: „Vor- und Rückdatierungen sind grundsätzlich unzulässig.“ Welchen Inhalt Zeugnisse auch haben, Dienst- und Lehrzeugnisse sind in jedem Fall immer gebührenfrei. 

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