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Was Unternehmer aufbewahren müssen

Im Falle einer Finanzprüfung gilt es zahlreiche Unterlagen vorzulegen. Diese gilt es ausreichend lang aufzubewahren.

Ordner wird aus Regal genommen
© Zephyr-P, Adobestock Auch noch nach mehreren Jahren kann das Finanzamt Unterlagen überprüfen.

„Bücher, Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie Geschäftspapiere und dergleichen sind für Zwecke der Abgabenerhebung im Original zu sichern“, berichtet Uschi Gradwohl, Berufsgruppensprecherin der Buchhaltungsberufe der Fachgruppe UBIT. Dies gelte auch für elektronische Aufzeichnungen, etwa das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse. Die Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Belege des Kalenderjahres 2014 mussten somit bis Ende des Kalenderjahres 2021 aufbewahrt werden.

Achtung: Fristen beachten!

Zu beachten sind auch davon abweichende Fristen. „Für die Umsatzsteuer gelten 22 Jahre bei Grundstücksumsätzen und zehn Jahre für bestimmte elektronische Leistungen in die EU. Bei den Covid-Maßnahmen gelten zehn Jahre für Kurzarbeitsbeihilfen“, so Gradwohl. Belege sind zudem so lange aufzubewahren, wie sie für anhängige Verfahren von Bedeutung sind. Sie können in Papierform, mittels optischer Archivierungssysteme oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. „Hier ist auf die Qualität der Speicherung zu achten, bloßes Scannen reicht in der Regel nicht“, so Gradwohl. Achtung: Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis des Finanzamts ergeben. Zusätzlich drohen Geldstrafen, wenn eine Finanzordnungswidrigkeit vorliegt.

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