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10 Fakten zur Registrierkasse

Wir klären Sie über die wichtigsten Punkte zur Registrierkasse, die Sie unbedingt wissen müssen, auf.

Wer braucht eine Registrierkasse?
Jedes Unternehmen mit über 15.000 Euro Jahresumsatz und Barumsätzen über 7.500 Euro muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden.

Was genau muss aufgezeichnet werden?
Registriert werden müssen Barumsätze - das sind Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, Mobiltelefon, PayLife Quick und dergleichen beglichen wird. Auch Barschecks, Gutscheine, Bons oder Geschenkmünzen zählen dazu. Nicht darunter fällt die Bezahlung mit Erlagschein oder E-Banking. Dem Käufer muss bei jeder Barzahlung ein Beleg ausgehändigt werden, den dieser aus den Geschäftsräumlichkeiten mit hinausnehmen muss.

Ab wann muss ein Unternehmen eine Registrierkasse haben?
Die Registrierkassenpflicht gilt seit 1. Jänner 2016. Grundsätzlich gilt: Ab dem erstmaligen Überschreiten der in Punkt 1 genannten Grenzen muss das Unternehmen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer ein geeignetes Kassensystem haben. Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein.

Was muss auf dem Beleg verzeichnet sein?
Die Bezeichnung des liefernden Unternehmens, außerdem eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird. Weiters der Tag der Belegausstellung, die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung und der Betrag der Barzahlung. Bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung - verpflichtend ab 2017 - müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code. Vom Beleg muss das Unternehmen eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre lang aufbewahren.

Gibt es Ausnahmen bei der Beleg- und Registrierkassenpflicht?
Es gibt Sonderfälle: Für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 Euro, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten gemacht werden, besteht keine Kassen- oder Belegerteilungspflicht. Erleichterungen gibt es außerdem für Vereinsveranstaltungen von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften – etwa Feuerwehrfeste – und auch für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten. Von der Registrierkassenpflicht befreit (nicht aber von der Belegerteilung) sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, etwa Webshops. Firmen, die ihre Leistung außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen – etwa mobile Friseure, Masseure, Reiseleiter oder Fremdenführer - ist es erlaubt, ihre Einnahmen erst im Nachhinein in das elektronische Kassensystem einzugeben.

Wie viel kostet eine Registrierkasse?
Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer "einfachen" Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem betragen zwischen 400 und 1.000 Euro. Zudem besteht die Möglichkeit, auf vorhandenen Geräten wie Laptop oder PC eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen.

Wie erfolgt die Kontrolle?Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?
Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer können das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder einer Außenprüfung kontrollieren. Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse kann mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird. Eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu 25.000 Euro. Wer in den ersten zwei Quartalen des Jahres 2016 die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nicht erfüllt, muss noch mit keiner Strafe rechenen. Bei glaubhaften Gründen gilt die Straffreiheit bis 30. Juni 2016.

Wie ist mit Spenden, Trinkgeldern und Gutscheinen umzugehen?
Spenden zählen nicht als Barumsatz, da keine Gegenleistung vorhanden ist. Trinkgelder, die dem Unternehmen selbst zufließen, gelten als Bareinnahmen. Trinkgelder für die Leistung eines Mitarbeiters werden nicht für die Berechnung der Umsatzgrenzen für die Registrierkassenpflicht herangezogen. Der Verkauf von Wertgutscheinen gilt nicht als registrierkassen- und belegerteilungspflichtiger Barumsatz. Gutscheine müssen zum Zeitpunkt ihrer Einlösung als Barumsatz erfasst werden. Allerdings gelten Gutscheine, die die Lieferung bzw. Dienstleistungen eindeutig konkretisieren - etwa eine Eintrittskarte für eine konkrete Veranstaltung oder Fahrscheine - bereits beim Verkauf als Barumsatz und müssen somit in der Registrierkasse erfasst werden.

Ist die Tischabrechnung noch möglich?
Wenn das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden ein gesonderter Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne, in der Registrierkasse zu erfassende Bareinnahme gewertet werden. Es reicht, wenn der Beleg einem Kunden übergeben wird.

Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?
Für Anschaffung und Umrüstung kann beim Betriebsfinanzamt eine Prämie von 200 Euro pro Kassensystem (maximal aber 30 Euro pro Erfassungseinheit) beantragt werden. Diese kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden. Sie wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und ist steuerfrei. Die Ausgaben müssen jedoch vor dem 1. Jänner 2017 erfolgen. Sie können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.


Rückfragen: 
Wirtschaftskammer Steiermark 
Stabsstelle für Kommunikation & Marketing 
redaktion.stwi@wkstmk.at

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