Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Arbeiten von Zuhause
Was Arbeitgeber bei den neuen gesetzlichen Regelungen zum Homeoffice beachten müssen.
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Am 25. März 2021 wurde die seit langem angekündigte Neuregelung zum Homeoffice im Nationalrat beschlossen. Das Gesetz ist mit 1. April 2021 in Kraft getreten. Unternehmer müssen prüfen ob sie den bestehenden Homeoffice-Vereinbarungen bzw. Regelungen anpassen müssen.
Homeoffice – was ist das?
Homeoffice liegt vor, wenn der Arbeitnehmer regelmäßige Arbeitsleistung in der Wohnung erbringt. Der Begriff „Wohnung“ ist dabei weit auszulegen und umfasst die eigene (Privat)Wohnung, Zweitwohnsitze, die Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten. Nicht umfasst sind Arbeitsleistungen an einem Coworking Space oder sonstigen öffentlichen Orten wie Parks und Kaffeehäuser.
Der Begriff „regelmäßige Arbeitsleistung“ beinhaltet neben Arbeitsleistungen unter Verwendung von elektronischen Hilfsmitteln auch Arbeitsleistungen mit anderen Mitteln, wie etwa Papierunterlagen. Zudem müssen die Arbeitsleistungen regelmäßig im Homeoffice erfolgen. Gelegentliche kurze Arbeitsleistungen wie ein dringendes Telefonat mit einem Kunden oder die vereinzelte Beantwortung eine Mails von zu Hause aus begründet keine Homeoffice (sog. „Eintagsfliegen“).
Vereinbarung und Freiwilligkeit als Voraussetzung
Die Erbringung von Arbeitsleistungen an einem Homeoffice-Arbeitsplatz muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich vereinbart werden. Dies kann bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses oder auch während eines solchen vereinbart werden. Eine Unterschriftlichkeit wird nicht verlangt. Diese Vereinbarungen sind auch wirksam, wenn per Mail oder Handy-Signatur abgeschlossen werden. Fehlt die Unterschrift eines der Vertragsparteien führt dies dennoch nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung.
Tipp
Aus Beweisgründen sollte die Vereinbarung jedenfalls schriftlich erfolgen.
Zu welchen Zeiten und unter welchen Bedingungen der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung im Homeoffice verrichtet, ist im Einzelnen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer durch Absprache zu regeln. Um Missverständnissen und Unklarheiten über den Inhalt der Regelung vorzubeugen wird allerdings der Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung empfohlen.
Jedenfalls besteht weder ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf eine Beschäftigung im Homeoffice, noch kann der Arbeitgeber die Tätigkeit des Mitarbeiters in Homeoffice einseitig anordnen.
Soll der Arbeitnehmer an einem Homeoffice-Arbeitsplatz beschäftigt werden, ist dafür immer seine Zustimmung erforderlich.
Arbeitszeit
Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeitrechts und des Arbeitsruhegesetzes gelten auch bei Arbeitsleistungen im Homeoffice. Damit sind insbesondere die Bestimmungen über die Höchstgrenzen der wöchentlichen und der täglichen Arbeitszeit zu beachten und die gesetzlich vorgesehenen Pausen und Ruhezeiten zu gewähren.
Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Dabei kann es sich, wenn der Mitarbeiter sich überwiegend im Homeoffice befindet, um eine Saldenaufzeichnung, anstelle der minutengenauen Aufzeichnung, handeln.
Bestehende Gleitzeitvereinbarungen bleiben bei der Beschäftigung von Mitarbeitern im Homeoffice unverändert aufrecht.
Haftung im Homeoffice
Arbeitnehmer, die im Homeoffice beschäftigt werden, unterliegen jedenfalls den Regelungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetztes.
Schäden, die etwa von Haushaltsangehörigen oder auch von Haustieren, an den bereitgestellten Arbeitsmitteln verursacht werden, sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Damit gelten die Haftungserleichterung des DHG zu Gunsten des Mitarbeiters auch in diesen Fällen.
Arbeitnehmerschutz und Homeoffice
Der Arbeitgeber ist auch bei Homeoffice für den Gesundheitsschutz und die Sicherheit des Arbeitnehmers bei Verrichtung der Arbeitsleistung verantwortlich. Er hat die entsprechenden Bestimmungen des Arbeitnehmerschutzes, zu denen vor allem die Regelungen über die Bildschirmarbeit gehören, einzuhalten.
Darüber hinaus gelten die Bestimmungen zur Arbeitsplatzevaluierung, zur Unterweisung und Information der Mitarbeiter sowie die Regelungen der Präventivdienste.
Die Vorschriften des Arbeitnehmerschutzgesetzten die sich auf die Arbeitsstätten beziehen gelten für den Homeoffice-Arbeitsplatz allerdings nicht. Somit trifft den Arbeitgeber nicht die Verpflichtung, geeignete Arbeitstische und Sitzgelegenheiten zur Verfügung zu stellen.
Die Bestimmungen über die Bildschirmarbeit der Bildschirmarbeitsverordnung sind einzuhalten.
Der Arbeitgeber hat gegenüber dem Arbeitnehmer vor Beginn der Tätigkeit im Homeoffice seine Unterweisungspflicht zu erfüllen.
Verrichtet der Arbeitnehmer seine Tätigkeit im Homeoffice, ist es dem Arbeitgeber, der Arbeitnehmervertretung wie z.B. dem Betriebsrat sowie dem Arbeitsinspektorat nur dann erlaubt die privaten Räumlichkeiten zu betreten, wenn dieser zuvor seine Zustimmung erteilt hat.
Jedenfalls stehen die Tätigkeiten des Mitarbeiters im Homeoffice unter dem gesetzlichen Unfallversicherungsschutz.
Arbeitsmittel und Aufwandersatz
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Darunter gehören PC/Laptop, Telefonie (Handy) und Datenverbindung (Internet).
Stellt der Arbeitgeber diese Arbeitsmittel aber nicht zur Verfügung und nimmt der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel in Anspruch, muss diesem dafür eine angemessene (Pauschal-) Abgeltung geleistet werden. Die tatsächliche Höhe dieser vom Arbeitgeber zu leistenden Abgeltung ist im Einzelfall festzulegen.
In diesem Zusammenhang wurden die folgenden abgabenrechtlichen Regelungen, die bis Ende 2023 gelten, in Kraft gesetzt:
- Erforderliche digitale Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt lösen keine Abgabenpflicht aus. Sie stellen keinen Sachbezug dar.
- Leistet der Arbeitgeber eine Pauschalabgeltung für digitale Arbeitsmittel, anstelle sie zur Verfügung zu stellen bzw. leistet er allenfalls eine freiwillige Abgeltung, sind diese Zahlungen an bis zu 100 Tagen im Kalenderjahr in der Höhe eines Betrages von bis zu 3 € pro Tag abgabefrei. Der Höchstbetrag beträgt somit 300 € pro Jahr.
- Wird diese Pauschale vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft kann der Arbeitnehmer selbst die Differenz als Werbungskosten geltend machen.
- Zusätzlich kann der Arbeitnehmer selbst belegte Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar bis zu einem Betrag von 300 € pro Jahr steuerlich absetzen können.
Beendigung der Homeoffice-Vereinbarung
Die gesetzliche Regelung stellt klar, dass die Beendigung der Homeoffice-Vereinbarung aus wichtigem Grund möglich ist. Die Beendigung ist durch Kündigung unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum letzten eines Kalendermonats möglich.
Als wichtigen Gründe gelten strukturelle Änderungen im Betrieb, die unzureichende bzw. die mangelhafte Arbeitsleistung des Arbeitnehmers oder der Verlust der Wohnung.
Jedenfalls kann vereinbart werden, dass die Geltungsdauer der Homeoffice-Vereinbarung befristet ist.
Die wichtigsten Fragen werden in den folgenden FAQs beantwortet:
Der abgabenrechtliche Teil des Homeoffice-Pakets ist bereits im Februar 2021 im Nationalrat beschlossen worden und ist rückwirkend mit 1. Jänner 2021 in Kraft treten, der arbeits- und unfallversicherungsrechtliche Teil mit 1. April 2021.
Homeoffice liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer „regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung“ erbringt. Es liegt somit keine Arbeitsverrichtung an einem beliebigen Ort vor, sondern in einer Privatwohnung. Es kann sich dabei um die eigene Wohnung des AN handeln, aber auch um einen Zweitwohnsitz, die Wohnung der Partnerin, der Eltern etc.
Von der Definition ausgeschlossen sind jene Fälle, in denen eine Arbeitsleistung abseits einer Wohnung vereinbart ist, wie etwa in einem Coworking-Space oder an einem sonstigen öffentlichen Ort (Kaffeehaus, Park etc).
Die Neuregelung sieht weder ein Recht auf Homeoffice noch eine Pflicht dazu vor. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben daher auch künftig eine Vereinbarung über eine teilweise oder vollständige Arbeitsleistung von zu Hause aus zu treffen, diese hat künftig explizit schriftlich zu erfolgen.
Es wird keine Unterschriftlichkeit verlangt– Vereinbarungen sind auch dann wirksam, wenn diese elektronisch abgeschlossen werden (zB via Mail, IT-Tools oder durch Handy-Signatur).
Die Bedingungen zur Auflösung der Homeoffice-Vereinbarung können vertraglich geregelt werden. Ebenso kann eine Befristung vereinbart werden.
Gesetzlich wurde klargestellt, dass – unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung - jedenfalls eine Beendigung aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat möglich ist. Dabei sind nicht persönliche Befindlichkeiten (zB fehlt dem Arbeitnehmer der persönliche Kontakt zu Kollegen und Kunden) relevant, sondern tatsächliche triftige Gründe, wie etwa ein Wohnungsverlust.
Bis dato hat es im Gesetz keinen eigenen Betriebsvereinbarungstatbestand für eine Homeoffice-Regelung gegeben, dies war nur in manchen Kollektivverträgen geregelt.
Künftig wird der Tatbestand „Festlegung von Rahmenbedingungen für Arbeit im Homeoffice“ als mögliche freiwillige Betriebsvereinbarung im Gesetz ergänzt werden. Dies bedeutet auch weiterhin keine Verpflichtung, eine derartige Betriebsvereinbarung abzuschließen (und auch keine Erzwingbarkeit über die Schlichtungsstelle), bietet aber eine Rechtsgrundlage für eine Regelung, zB über Arbeitsmittel oder den Kostenersatz
Die Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes (DHG) sind auch im Homeoffice anzuwenden. Hier erfolgt eine Klarstellung, wonach Schäden, die Haushaltsangehörige oder Haustiere des Arbeitnehmers an bereitgestellten Arbeitsmitteln des Arbeitgebers verursachen, dem Arbeitnehmer zuzurechnen sind. Dadurch sollen auch in diesen Fällen die Bestimmungen über die mögliche Mäßigung der Haftungshöhe anzuwenden sein.
Es kommt zu keiner gesetzlichen Änderung beim Geltungsbereich des Arbeitnehmerschutzgesetzes (AschG) bzw. Arbeitsinspektionsgesetzes (AIG). Verkürzt gesagt: Auch künftig ist ein Arbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers nicht nach den Maßstäben eines Büroarbeitsplatzes zu prüfen.
Klargestellt wird, dass Arbeitgeber zur Unterweisung der Arbeitnehmer zu den Erfordernissen der Arbeitsplatzgestaltung angehalten sind - dazu werden eine Informationsbroschüre und ein Leitfaden durch das Arbeitsministerium entwickelt. Ebenso soll eine Evaluierung auf Basis eines Musters durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen können.
Unverändert bleibt, dass das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht für die privaten Räume der Arbeitnehmer hat.
Die aktuelle Corona-Regelung (eine Klarstellung im Gesetz, dass auch Tätigkeiten im Homeoffice unter Unfallversicherungsschutz stehen) wird ins Dauerrecht übergehen.
Klargestellt wird, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die „erforderlichen digitalen Arbeitsmittel“ zur Verfügung zu stellen. Darunter werden PC/Laptop, Telefonie (Handy) und Datenverbindung (Internet) verstanden.
Stellt der Arbeitgeber dieses Paket nicht zur Verfügung und hat der Arbeitnehmer hier eigene Arbeitsmittel in Anspruch zu nehmen, muss eine angemessene (Pauschal-) Abgeltung geleistet werden. Die tatsächliche Höhe ist im Einzelfall festzulegen.
Begleitend wird abgabenrechtlich folgendes (bis Ende 2023 befristet) klargestellt:
- Erforderliche digitale Arbeitsmittel, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, lösen keine Abgabenpflicht aus, sind somit nicht als Sachbezug zu werten.
- Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind an bis zu 100 Tagen in der Höhe eines Betrages von bis zu 3 € pro Tag abgabefrei. Der Höchstbetrag beträgt somit 300 € pro Jahr.
Diese Zahlungen können sowohl die oben angeführten Pauschalabgeltungen für nicht zur Verfügung gestellte, aber erforderliche digitale Arbeitsmittel umfassen, als auch allenfalls freiwillig geleistete Abgeltungen. In Summe (verpflichtende, als auch freiwillige Zahlungen) ist der Betrag mit (maximal 100 mal) 3 € pro Tag bzw. 300 € pro Jahr gedeckelt. - Falls das Pauschale nicht ausgeschöpft wird, kann der Arbeitnehmer die Differenz auf bis zu maximal 300 € selbst als Werbungskosten geltend machen.
- Darüber kann der Arbeitnehmer selbst belegte Kosten für die Anschaffung von ergonomischem Mobiliar bis zu einem Betrag von 300 € pro Jahr steuerlich absetzen können. Dies tritt zum Teil schon für 2020 rückwirkend in Kraft.
Sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruherechts bleiben unverändert. Es gelten im Homeoffice somit die gleichen Bestimmungen wie am Büroarbeitsplatz. Wie schon bisher kann im Rahmen der Arbeitszeiterfassung eine Saldenaufzeichnung (anstelle der minutengenauen Aufzeichnung) durchgeführt werden, wenn der Arbeitnehmer überwiegend im Homeoffice tätig ist.