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Info-Serie zur Umsatzsteuer: Teil 3

Als Unternehmen sind Sie damit konfrontiert, dass Sie Rechnungen ausstellen müssen bzw. auch Rechnungen erhalten. Im 3. Teil unserer Serie „Umsatzsteuer leicht gemacht“ widmen wir uns diesem Thema.

Taschenrechner
© AdobeStock

Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz geregelt. Sie müssen einen bestimmten Mindestinhalt aufweisen, damit der Empfänger einen Vorsteuerabzug hat.

Wann müssen Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz ausgestellt werden?

Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, wenn Sie

  • Umsätze an andere Unternehmer
  • oder an juristische Personen, (auch wenn diese nicht Unternehmer sind), ausführen.
  • Weiters bei Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder
  • bei Ausführung einer Lieferung oder Leistung in einem anderen Mitgliedsstaat, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.

Fristen für die Rechnungsausstellung:

  • Sechs Monate nach Ausführung von Inlandsumsätzen.
  • Bis zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats, wenn es sich um innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet handelt und die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto gibt es Erleichterungen

Diese müssen beinhalten:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
  • Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum

Liegt der Rechnungsbetrag über 400 Euro brutto, müssen zusätzlich folgende Merkmale angeführt werden:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung einen Hinweis auf diese
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag 
  • UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ab einem Rechnungsbetrag von 10.000 Euro brutto ist auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers anzugeben.
  • Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben.

Welche Besonderheiten gibt es für Rechnungen beim „Reverse Charge“?

Rechnungen für Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (z.B. Bauleistungen), müssen enthalten:

  • die UID-Nummer des Leistungsempfängers,
  • einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld. Anzuführen ist der Nettobetrag.

Der Steuerbetrag oder Steuersatz dürfen nicht ausgewiesen werden. Sollte fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen werden, wird diese kraft Rechnung geschuldet, berechtigt den Leistungsempfänger jedoch nicht zum Vorsteuerabzug.

Kann eine Rechnung auch elektronisch übermittelt werden?

Werden Rechnungen auf elektronischem Wege übermittelt, ist der Vorsteuerabzug nur möglich, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet wird.

Was kann passieren, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde?

Die wichtigste Konsequenz ist, dass der Empfänger keinen Vorsteuerabzug hat. Nur beim Übergang der Steuerschuld ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich.

Wenn der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Die vorsätzliche Nichtausstellung einer Rechnung stellt eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Höchststrafe von 5.000 Euro dar.

Im nächsten Teil gibt es mehr zum Thema Vorsteuerabzug.

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