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Der richtige Weg zur elektronischen Archivierung von Rechnungen

Die elektronische Archivierung von Rechnungen bringt Vorteile, wie Platz- und Kosteneinsparungen mit sich. Allerdings gibt es gesetzliche Vorgaben, die zu beachten sind. Werden elektronisch abgespeicherte Eingangsrechnungen falsch archiviert, kann mitunter der Vorsteuerabzug aberkannt werden.

© Fotolia Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist, dass die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind.

Das Steuerrecht sieht eine grundsätzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für alle Aufzeichnungen und Unterlagen vor.  Papierrechnungen können auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Eine körperliche Aufbewahrung der Papierrechnung ist nicht erforderlich. Verträge sollten jedoch im Original aufbewahrt werden.

Ausgangsrechnungen, die mithilfe eines EDV-Systems ausgestellt werden, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.

Als PDF speichern genügt nicht

Als Datenträger für eingescannte Eingangsrechnungen kommen vor allem Mikroverfilme, Magnetbänder, Disketten sowie nicht wiederbeschreibbare Speicherplatten (zum Beispiel  Worm-Datenträgern, CD-R, DVD-R) in Frage. Das Einscannen und die Abspeicherung auf der Festplatte beziehungsweise am Server im pdf-Format ist dabei eindeutig zu wenig.

Es gibt Dienstleister, die diese revisionssichere Archivierung, zum Beispiel in Form des E-Tresors, anbieten. Das Unternehmen könnte sich jedoch auch selbst die entsprechende Hardware kaufen. Hier sollte aber der Steuerberater zur Beurteilung, ob es sich auch wirklich um eine revisionssichere Lösung handelt, herangezogen werden.

Darüber hinaus sollte ein internes Kontrollsystem im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung vorhanden sein, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben und das Abrufen der Daten jederzeit möglich ist. Wesentlich dabei ist auch die richtige Beschlagwortung der Dokumente.

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