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Acht Tipps fürs perfekte Home Office

Das Corona-Virus stellt die Bürowelt auf den Kopf,Home Office ist das Gebot der Stunde. Dazu gibt es acht Tipps von der Sparte Information und Consulting.

NÖ Spartenobfrau (IC ) Ingeborg Dockner.
© Helge Wöll NÖ Spartenobfrau (IC ) Ingeborg Dockner.
Viele Arbeitgeber verordnen ihren Mitarbeitern jetzt Home Office oder eröffnen ihnen zumindest die Option für diese moderne Form des Arbeitens. Oft fehlt es aber noch an professionellen Tools, um den Job bestmöglich von zu Hause aus durchführen zu können.
Spartenobfrau (Information und Consulting) Ingeborg Dockner weiß: „Home Office ist bei vielen Unternehmen schon seit Jahren Usus. Allerdings hatten diese ausreichend Zeit, ihre digitale Infrastruktur optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Andere trifft es völlig unvorbereitet. Die technischen Möglichkeiten sind jedenfalls vielfältig.“

1. WLAN-Hotspots für zu Hause

Neben einem ergonomischen Sessel, einen richtig eingestellten Schreibtisch sowie PC oder Laptop braucht es auch eine möglichst leistungsfähige Internetverbindung. Ist eine solche nicht vorhanden, kann mittels mobilem WLAN-Hotspot für temporäre Überbrückung gesorgt werden. Bei einigen Mobilfunkbetreibern können diese kleinen Geräte in Würfel- oder Barren-Form auch ausgeborgt werden.

2. Software zur Abhaltung von Videokonferenzen
Um während der Konferenz auch die Tastatur bedienen zu können, ist ein Headset mit Mikrofon ideal. Einfache Modelle sind bereits ab rund 20 Euro erhältlich. Nötig sind auch Programme wie Skype oder Yahoo Messenger. Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern lassen sich mit der Software Zoom relativ einfach organisieren und durchführen. Mittels Webex können Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragungen und Screen-Sharing durchgeführt werden.

3. Remote Desktop
Mit Remote Desktop haben viele Büromitarbeiter schon Bekanntheit gemacht, auch wenn ihnen der Begriff vielleicht im ersten Moment nichts sagen sollte. Er dient Administratoren zur Fehlerbehebung, indem sie mittels Fernzugriff wie von Geisterhand den Mauszeiger bewegen oder Buchstaben und Ziffern eintippen. Diese Technologie kann auch für die Fernarbeit von den Mitarbeitern benutzt werden, indem sie auf den PC im Büro zugreifen. Im Sinne der Datensicherheit sollte der Remote Desktop über eine verschlüsselte Verbindung (Virtual Private Network – VPN) realisiert werden und die Daten in Österreich gespeichert werden – Stichwort Austrian Cloud.

4. Daten im Home Office synchronisieren
Der Zugriff von zuhause auf digitale Terminkalender, ältere E-Mails, Office-Dateien oder wichtige Kundenkontaktdate bringt oft Änderungen mit sich, die mit den im Unternehmen gespeicherten Versionen synchronisiert werden müssen. Abhilfe kann zum Beispiel die Messaging-Plattform Hosted Exchange 2016 schaffen, mit der die Daten nicht nur zentral gesichert und synchronisiert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die User auch von allen Endgeräten 24 Stunden am Tag darauf zugreifen können.

5. Vorsicht vor Phishing Mails

Angesichts der sensiblen Daten sollten die Firewall und Antiviren-Programme auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Es mehren sich bereits Meldungen, dass Betrüger Phishing Mails oder Chat-Nachrichten mit dem Betreff „Corona“ verschicken. Mitarbeiter im Home Office sollten diese Meldungen keineswegs öffnen, sondern sofort löschen.

6. Wichtige Dokumente elektronisch signieren
In manchen Unternehmen müssen wichtige Projekte von den Vorgesetzten noch schriftlich genehmigt werden. Auf Plattformen wie DocuSign können Dokumente auch elektronisch vom Handy, Laptop und anderen Geräten aus unterzeichnet werden.

7. Virtuelle Aufgaben-Verwaltungstools

So altmodisch die kleinen gelben Post-it Zettel auf den ersten Blick anmuten mögen, sie sind im Büroalltag immer noch extrem beliebt. Temporäres Home Office wäre eine gute Gelegenheit, diese Praxis zu überdenken. Digitale Aufgaben-Verwaltungstools wie beispielsweise Trello ermöglichen es, den Usern, Aufgaben in Listen zu verwalten und mit Terminen, Checklisten und Anhängen zu versehen. Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Jira erleichtern nicht nur die Arbeit im Büro, es kann auch vom Home Office darauf zugegriffen werden. Dadurch können Teams zum Beispiel übersichtlich festlegen und mitverfolgen, woran gerade gearbeitet wird, bis wann die Arbeiten erledigt werden müssen und wer für welche Jobs zuständig ist.

8. Temporäre Erhöhung der IT-Ressource
Corona ist relativ abrupt hereingebrochen und niemand weiß genau, wie lange die Krisensituation andauern wird. Unternehmen, die derzeit durch die Abhaltung von Videokonferenzen oder erhöhtem Datentransfer temporär höhere IT-Ressourcen benötigen, könnten auf Pay-Per-Use-Modelle setzen. Dabei wird nur für jene Serverleistung bezahlt, die benötigt wird. Es gibt keine Mindestkontingente und keine Vertragsbindung.

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