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So geben Sie Hackern im Homeoffice keine Chance

Hat sich Homeoffice in Ihrer Firma in den letzten Monaten bewährt und Sie möchten es gerne weiterführen? Dann sollten Sie auf die Sicherheit Ihrer Daten achten! Wie das geht, lesen Sie hier.

Laptop
© Adobestock

Homeoffice ist auch eine massive Frage der Sicherheit.

Darauf macht jetzt Ingeborg Dockner, die Obfrau der Sparte „Information und Consulting“ in der WKNÖ aufmerksam. „Unternehmen sind gut beraten, beim Homeoffice nicht nur auf Arbeitszeiten etc. zu achten, sondern gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch klare Sicherheitsstandards für ihre Daten zu fixieren.“ Denn, so Dockner: „Mit der weiteren Zunahme von Homeoffice werden mit Sicherheit auch die kriminellen Versuche von Hackern, über Sicherheitslücken beim Homeoffice an Daten, Firmengeheimnisse und Geld bei den Unternehmen heranzukommen, steigen.“

Festplatte  verschlüsseln

Was also tun? Einen ersten Tipp gibt Datenschutz-Experte Mathias Past, der Vorsitzende der Jungen Wirtschaft NÖ: „Im Homeoffice ist es besonders wichtig, dass ausschließlich firmeneigene Geräte mit genehmigter Software zum Einsatz kommen. Die Verschlüsselung der Festplatte sollte dabei jedenfalls Standard sein.“
Der Zugriff auf das firmeneigene Netzwerk vom Heimarbeitsplatz aus sollte immer über eine Virtual Private Network (VPN) Lösung erfolgen, da nur so sichergestellt werden könne, dass vertrauliche Dokumente und Kommunikation nicht mitgelesen bzw. manipuliert werden können. Entsprechend ist auch die Verwendung von betriebsfremden Wechseldatenträgern wie USB-Sticks ein No-Go.

Offene Fenster schließen

Entscheidend für sicheres Homeoffice ist aber auch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf achten, dass nur sie Zugang zum Computer haben. Auch bei nur kurzen Pausen, bei denen der Arbeitsplatz verlassen wird, muss der Computer folglich gesperrt werden. Allfällig offene Fenster sind zu schließen. Ausreichende Sicherungskopien, am besten über die zentralen Systeme des Unternehmens, sind ein Muss.

Regelmäßige gemeinsame Schulungen

Es müsse, etwa über regelmäßige gemeinsame Schulungen, im Unternehmen ein gemeinsames Sicherheitsbewusstsein geschaffen werden. Das sei der Schlüssel zum Erfolg, so Mathias Past: „Sicheres Homeoffice kann nur funktionieren, wenn Unternehmen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem Strang ziehen und ein gemeinsames Bewusstsein für Datensicherheit entwickeln.“

Cyber Security Hotline der Wirtschaftskammer 0800/888 133

Niederösterreichischen Unternehmen steht im Notfall auch die Cyber Security Hotline der Wirtschaftskammer zur Verfügung, wenn sie Opfer einer Cyberattacke, eines Cybercrime Angriffs, von Ransomware oder Verschlüsselungstrojanern wurden.

Das Callcenter steht unter der Telefonnummer 0800/888 133 rund um die Uhr und kostenlos für eine rasche telefonische Erstinformation und Notfallhilfe zur Verfügung. Bei komplexeren Fragestellungen und für eine weitergehende Hilfeleistung wird – wenn gewünscht – der Kontakt zu einem IT-Security-Unternehmen mit speziellem Know-how im Cybercrime-Bereich hergestellt. Das Erstgespräch ist kostenlos.

Gute Tipps zum Schutz Ihrer Daten vom Datenschutz-Experten Mathias Past

Kein Arbeiten am „Familien-PC“
Im Homeoffice sollte ausschließlich an firmeneigenen Geräten mit genehmigter Software gearbeitet werden. Dabei sollte die Verschlüsselung der Festplatte Standard sein.

Netzwerk gibt Sicherheit
Der Zugriff auf das firmeneigene Netzwerk sollte vom Heimarbeitsplatz immer durch eine Virtual Private Network (VPN) Lösung gesichert sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass vertrauliche Dokumente und Kommunikation nicht mitgelesen bzw. manipuliert werden können.

Doppelt hält besser
Wir kennen es vom Online-Banking oder von Online-Zahlungen mit der Kreditkarte: Die Überweisung wird erst freigegeben, wenn nach der Beauftragung der Zahlung die zusätzliche Bestätigung über die Handy-App oder einen per Push-Mitteilung zugesandten Zahlencode erfolgt. Dies nennt man Multifaktor Authentifizierung. Sollte ein Faktor erraten oder gestohlen werden, existiert so zumindest eine weitere Barriere, die einen erfolgreichen Durchbruch in das System verhindert.

Sesam öffne dich (nicht)
Viele Handys oder Internet-Browser bieten an, Passwörter zu speichern. Dies ist zwar praktisch, stellt aber ein Sicherheitsrisiko dar. Eine Abhilfe stellen Passwort-Manager dar, wo sämtliche Passwörter sicher hinterlegt werden können. Dabei können auch Passwortrichtlinien vorgegeben werden. Der Zugriff ist mittels Multifaktor Authentifizierung zu schützen.

Sichere Videokonferenzen
Während des Lockdowns waren Zoom, Skype & Co. im Dauereinsatz. Wenn Sie Tools für die virtuelle Zusammenarbeit nutzen, stellen Sie sicher, dass der Datentransfer End-to-End verschlüsselt ist – also Ihre Daten auf ihrem Weg zum Gesprächspartner nicht mitlesbar sind. Dies ist bei professionellen Videokonferenz-Tools gewährleistet. Messenger wie WhatsApp oder der Facebook Messenger sind für die Firmenkommunikation nicht zu verwenden. Und: Wenn Sie Ihren Desktop teilen, stellen Sie sicher, dass nur gezeigt werden kann, was für die Besprechung erforderlich ist.

Gut aufgeräumt
Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, ihren Homeoffice-Arbeitsplatz – wie auch im Büro - „sauber“ zu verlassen, Stichwort „Clean Desk Policy“. Das bedeutet: Bei Verlassen des Arbeitsplatzes (auch bei kurzen Pausen) ist der Computer zu sperren und am Ende des Arbeitstages sind alle Ausdrucke und Speichermedien, die personenbezogene Daten beinhalten, vom Arbeitsplatz zu entfernen. Auch Fenster und Türen müssen beim Verlassen des Heimarbeitsplatzes geschlossen werden.

Sicher entsorgt
Verwenden Sie Ausdrucke mit firmeninternen Daten, die Sie nicht mehr brauchen, nicht als „Schmierpapier“ – sie könnten so für unberechtigte Personen zugänglich werden. Papierdokumente müssen mittels Aktenvernichter oder über ein nach ÖNORM 2109 zertifiziertes Entsorgungsunternehmen vernichtet werden. Sollte im Homeoffice kein Aktenvernichter zur Verfügung stehen, können die Dokumente in regelmäßigen Abständen ins Büro gebracht und dort vernichtet werden.

Gut gespeichert
Achten Sie auch im Homeoffice darauf, dass es ausreichende Sicherungskopien gibt. Speichern Sie am besten die Daten weiterhin auf den zentralen Systemen des Unternehmens – auf denen hoffentlich Backup-Lösungen existieren.

USB-Stick, nein danke
Der Einsatz von betriebsfremden Wechseldatenträgern, wie beispielsweise USB-Sticks, externen Festplatten oder aber auch Smartphones, die von betriebsfremden Personen mitgebracht oder verwendet werden, birgt eine Reihe von Risiken.

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