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Interview: Keine Angst vor der EU-Datenschutz-Grundverordnung

Ab 28. Mai 2018 tritt die neue Regelung in Kraft.

Wie Unternehmen davon betroffen sind und wie sie sich am besten drauf vorbereiten, erklärt Rechtsanwalt Rainer Knyrim im NÖWI-Interview.

Rainer Knyrim
© Fotolia, zVg Datenschutz-Experte und Rechtsanwalt Rainer Knyrim informiert bei Info-Veranstaltungen der WKNÖ.

Welche Unternehmen sind von der EU-Datenschutz-Grundverordnung betroffen?
Rainer Knyrim: Alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das ist bereits dann der Fall, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden, aber natürlich auch, wenn Kundenkontakte eines Unternehmens verarbeitet werden. Ich möchte hier auch mit dem Irrglauben aufräumen, dass Unternehmen, die nur im B2B Bereich tätig sind, von der Verordnung nicht betroffen sind. Denn auch bei jedem Geschäftskunden haben Unternehmen immer mit Mitarbeitern des Partners zu tun. Auch Online-Händler sind genauso betroffen, wie der Pizzabäcker ums Eck‘, der einen Folder zwecks Lieferservice persönlich adressiert verschickt.
Was ändert sich im Gegensatz zur jetzigen Regelung?
Schon jetzt regelt das Datenschutzgesetz die richtige Verwendung von Daten. Ab 28. Mai 2018 tritt mit der EU-Datenschutzverordnung eine Regelung in Kraft, die wesentlich höhere Strafen enthält. Der Strafrahmen erhöht sich von derzeit maximal 25.000 Euro auf 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des Konzernumsatzes. Das heißt, wenn die Behörde dann Unregelmäßigkeiten und fehlende Unterlagen feststellt, kann es richtig ins Geld gehen.
Welche Unterlagen haben Unternehmen nun bis zum 28. Mai 2018 zu erstellen?
Es muss ein so genanntes Verfahrensverzeichnis angelegt werden. Das kann man zum Beispiel als Excel-Tabelle erstellen, wo alle Datenanwendungen des Unternehmens abgebildet werden. Erfasst werden muss darin unter anderem, welche Datenfelder diese enthalten, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden, wohin die Daten übermittelt werden und wie lange sie gespeichert werden.
Mit wieviel Aufwand muss ein Unternehmen rechnen?
Es kommt natürlich auf die Größe des Unternehmens und auch auf das Geschäftsfeld an. So kann zum Beispiel für einen Tischler ein einfaches Merkblatt und die Einhaltung einiger Grundregeln genügen, bei Konzern-Unternehmen, die vernetzte EDV-Systeme haben oder Cloud-Anwendungen verwenden, kann es aber schon komplizierter sein.
An wen können sich Unternehmer wenden, um hier Hilfestellung zu bekommen?
Zum einen an die Wirtschaftskammer, mit der wir zum Beispiel in Niederösterreich ab April Info-Veranstaltungen durchführen (siehe Kasten), aber natürlich auch an die Anwälte. Wir selbst haben einen 10-Punkte-Plan für Unternehmen erstellt, welcher die wichtigsten Schritte für die Vorbereitung auf diese Verordnung beschreibt.
Was sind hier die  wichtigsten Punkte?
Das Wichtigste ist, im Unternehmen eine Person zu bestimmen, die sich um die Abwicklung kümmert. Zusätzlich kann ein verpflichtender Datenschutzbeauftragter erforderlich sein. Dann muss das Unternehmen einen Überblick über seine Datenanwendungen und seine externen Dienstleister bekommen, in der Lage sein, Daten zu beauskunften und zu löschen. Es muss die eigenen Mitarbeiter schulen und technische und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen treffen. So wird in Unternehmen oft nicht daran gedacht, dass die Festplatte mit wichtigen Daten wie Rechnung oder Kundendatenbanken fachgerecht gesichert werden muss. Was nicht nur wegen des Datenschutzes wichtig ist, sondern auch für die Rechnungslegung und vieles mehr.
Das heißt, Datenschutz sichert auch den Unternehmenserfolg?
Ja, denn der richtige Umgang mit Daten wird zum Teil noch stiefmütterlich behandelt. Man kann die Verordnung also auch als Chance sehen, richtig damit umzugehen und so den Geschäftserfolg zu sichern. Ich möchte hier auch den Unternehmen etwas die Angst vor der Verordnung nehmen. Für die meisten kleinen Unternehmen wird das Erstellen von Vorlagen der notwendigen Unterlagen und Erarbeiten der wichtigsten Regeln mit Hilfe eines Experten in einem Tag erledigt sein. Wichtig ist aber, dass man sich als Unternehmer rechtzeitig damit beschäftigt und darüber informiert und die erstellten Vorlagen und erarbeiteten Regeln dann entsprechend implementiert und umsetzt. 

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